المستشار والعلاقات العامة
إنتقل عدد من موظفى العلاقات العامة من جهات أعمالهم إلي مكتب خاص لتقديم الدراسات والاستشارات فى مجال العلاقات العامة والإعلام. ونظم لهم المكتب برنامجاً تدريبياً وتمهيدياً. ورفع مستشار المكتب تقريراً لمديره العام يبين فيه الأفكار التى طرحـت والمقترحـات والتوصيات التى أبديت فى البرنامج بغرض تطوير وتنمية هذا القطاع المهم وما سوف يسترشد به فى إعداد تقارير المكتب لعملائه.
أولاً: ما يخص المجتمع
$ المشاركة فى المناسبات الدينية والوطنية والاجتماعية.
$ المساهمة فى الحـملات الوطنية للتبرع لهدف معين.
$ المشاركة فى تمويل نشاط اجتماعى معين.
$ رعاية برامج إعلامية كالمسابقات التلفزيونية.
$ إتاحـة الفرصة لطلبة أقسام العلاقات العامة للتدريب فى المكتب.
$ إلقاء محـاضرات فى الوزارات والمؤسسات والهيئات والجامعات والجمعيات عن العلاقات العامة من قبل المختصين فى المكتب.
$ تنظيم وتنمية العلاقة الحـسنة مع مختلف أجهزة ومؤسسات المجتمع.
$ نشر مقالات واستطلاعات تنمى قناعة المجتمع بالعلاقات العامة وأهميتها.
ثانياً: ما يخص عملاء المكتب
$ الحـرص علي الحـصول علي خطابات إنهاء دراسة، أو شكر من المتعاملين مع المكتب.
$ إعداد مطويات وكتيبات أنيقة التصميم والمعلومات وإرسالها للعملاء المحـتملين والسابقين تتضمن خطابات شكر وتقدير من كبار العملاء ممن سبق للمكتب إجراء دراسات لهم.
$ إرسال بطاقات تهنئة للعملاء فى المناسبات.
$ عمل حـفل تكريمى سنوى للعملاء الذين تعاملوا مع المكتب.
$ إبلاغ العملاء السابقين والحـاليين والمحـتملين بحـصول المكتب علي شهادات تقدير أو مطابقة مواصفات الجودة.
$ دعوة كبار العملاء أو مندوبيهم لزيارة المكتب كل فترة للاطلاع علي التجديدات والتحـسينات التى أدخلها المكتب فى تجهيزاته ونظمه.
ثالثاً: ما يخص الجهات المساندة للعلاقات
$ تطوير العلاقات مع المطابع التى تطبع المطبوعات الرسمية للمكتب، والكتيبات والمطويات والنشرات التى تتولي العلاقات العامة توزيعها علي الجمهور الخارجى والجمهور الداخلى.
$ التنسيق مع الجهات التى تنظم المعارض المحـلية والخارجية لمعرفة تواريخها، والغرض المخصص لها حـتي يتسني الإعداد للمشاركة فيها مبكراً.
$ تنمية وتطوير العلاقات مع أجهزة الإعلام المختلفة.
رابعاً: ما يخص العاملين فى المكتب
$ التطبيق الجيد لنظم الحـوافز ومنح الموظفين المزايا التى يستحـقونها وفقاً للأنظمة.
$ التجاوز عن هفوات بعض الموظفين خاصة إن كانت للمرة الأولي، ولم تكن الأخطاء فادحـة.
$ تنظيم لقاءات دورية بين إدارة المكتب والعاملين به.
$ قيام مدير عام المكتب برفقة المسؤولين فيه بالمرور علي الموظفين للمعايدة فى الأعياد.
$ مواساة الموظفين فيما يتعرضون له من مشكلات أو مصائب، وحـبذا أن يكون ذلك بانتقال المسؤول إلي الموظف، وليس استدعائه لمواساته.
$ إرسال خطابات شكر وتقدير للموظفين الممتازين والمتميزين بعد تقييم أدائهم، وأيضاً إرسال خطابات رقيقة ومحـفزة لغير الممتازين لحـثهم لبذل المزيد من الجهد.
$ الاشتراك للعاملين فى المكتب فى نادٍ رياضى راق والعمل علي تنظيم مباريات بينهم كل فترة.
$ تجهيز مكتبة للمكتب بمختلف المراجع والدوريات ذات العلاقة بعمل المكتب، وعمل اشتراك فى عدد من الصحـف والمجلات، وإتاحـة الفرصة للعاملين للاطلاع عليها واستعارتها.
$ تنظيم محـاضرات -بين الحـين والآخر- يلقيها أساتذة جامعات ومتخصصون فى العلاقات العامة علي العاملين بالمكتب، وحـبذا أن تكون فى قاعة محـاضرات عامة أو بأحـد الفنادق.
$ تنمية روح المشاركة فى اتخاذ القرار باستطلاع رأى العاملين فى القرارات التى تخصهم وتخص العمل قبل اعتماد العمل بها.
$ الاتفاق مع مكتب خدمات أو ما شابه ذلك لمراجعة الجهات الحـكومية والخاصة لإنجاز حـاجات الموظفين مثل استخراج جواز سفر، أو شهادة ميلاد، أو تأشيرات أو غير ذلك.
$ توديع الموظفين المسافرين واستقبالهم لدي عودتهم.
$ زيارة الموظفين المرضي سواءً فى منازلهم أم فى المستشفيات مع تقديم هدايا رمزية لهم بإسم العمل.
من أجل علاقات طيبة
للعلاقات العامة الإيجابية متطلبات أهمها الآتى:
$ قناعة كاملة ودائمة بأهمية العلاقات العامة ودورها ومردودها.
$ أن تخدم هذه القناعة لوائح وأنظمة مرنة ومحـفزة وضابطة للأمور، وصلاحـيات واضحـة ومحـددة لا تسهم فى تأجيج خلاف أو إبراز مشاكل فى العمل حـتي لا ينعكس ذلك علي العمل وبالتالى توضع الحـواجز والعراقيل أمام عمل المختصين بالعلاقات العامة.
$ أن ينتفى التمييز فى معاملة الموظفين.
$ أن تأخذ العلاقات العامة مكانها المناسب فى الهيكل التنظيمى، وحـبذا إن كانت تتبع الإدارة العليا للجهة التى تعمل بها.
$ توفير كتيبات ومطويات وأفلام حـديثة ومفيدة.
$ تنمية العلاقة مع أجهزة الإعلام المختلفة.
$ تخصيص الاعتمادات اللازمة لنشاط العلاقات العامة.
$ الاهتمام بتوفير هدايا مناسبة تحـمل شعار الجهة التى ستوزعها، مع تنويعها، وتحـديد ضوابط توزيعها.
$ تدريب العاملين فى العلاقات العامة.
مشاكل العلاقات العامة
\ نظامية وتنظيمية؛ عدم وجود تنظيم إدارى معتمد يحـدد دور كل تقسيماته بما فيها العلاقات العامة، ومركزية شديدة للسلطة تعيق موظفى العلاقات العامة من اتخاذ القرار المناسب فى الوقت المناسب.
\ وظيفية؛ عدم تحـديد الشروط التى ينبغى أن تتوافر فى العاملين فى مجال العلاقات العامة علي مختلف مستوياتهم وبالتالى سوء اختيارهم وأيضاً عدم دقة متابعتهم.
\ مالية؛ وجود إسراف أو تقتير فى نفقات العلاقات العامة، ونقل مخصصات العلاقات العامة إلي غيرها من الأنشطة.
وخلاصة؛ فإن العلاقات العامة علم وفن وممارسة، ومردودها يتعلق بسمعة المؤسسة، وتستطيع أن تسهم بدور وافر فى تهيئة الرأى العام الخارجى أو الداخلى لتقبل قرارات معينة، أو لعدم عرقلة اتجاه جديد للإدارة.