السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
موضوعي لهذا يوم يتحذت على التنظيم الإداري
من بين أهداف التنظيم الإداري:
1- عدم الإسراف :
إن التوسع في التخصص والرغبة في تحقيق التنسيق والرقابة له تكلفته على المنشأة ولا شك أيضا أن مجرد التوفير يجب أن لا ينظر إليه كهدف، وإنما المقصود هو توفير كل ما يمكن توفيره ويعتبر التنظيم جيدا إذا تمكن المنظم من تقدير التكاليف والإيرادات المتوقعة لإنشاء الوحدات التنظيمية ومن ثم يقرر التقسيمات التنظيمية التي يتوقع أن تكون فوائدها المادية طويلة الأجل أكبر مما ستكلفه من نفقات وجهود.
2- التعاون بين العاملين في المنشأة :
إن تحقيق التعاون بين العاملين ليس عملية تلقائية بل عملية منظمة ومستمرة ومهمة في الحفاظ على حياة المنشأة والتنظيم الجيد هو الذي يوفر المناخ الذي يشجع العاملين على التعاون وتركيز الجهود من أجل تحقيق أهداف المنشأة.
3- مراعاة الظروف النحلية :
تؤثر الظروف المحلية للمنشأة على تنظيمها الإداري وبالتالي فإن التنظيم الجيد هو الذي يهتم بالظروف العملية للمنشأة والتغيرات التي تطرأ عليها بحيث يستجيب هذا التنظيم لهذه التغيرات كالتغيرات التي تطرأ على إنتاج المنشأة أو القوى العاملة فيها أو نوع التكنولوجيا المستخدمة وغيرها من العناصر البيئية المحيطة بالمنشأة.
أنواع التنظيم :
يوجد في كل منشأة نوعان من التنظيم هما : التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي ويقصد بالتنظيم الرسمي التنظيم الذي يهتم بالهيكل التنظيمي وبتحديد العلاقات والمستويات وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات كما وردت في الوثيقة القانونية التي تكونت المنشأة بموجبها. وبالتالي فهو يشمل القواعد والترتيبات التي تطبقها الإدارة وتعبر عن الصلات الرسمية بين كل فرد عامل وغريه من الأفراد العالمين بهدف تنفيذ سياسات العمل في المنشأة.
أما التنظيم غير الرسمي فهو التنظيم الذي ينشأ بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بين الأفراد العاملين في المنشأة وهو يصور مجموعة العلاقات الطبيعة التي تنشأ بين جماعة العاملين أثناء العمل. يومكن من خلال التنظيم غير الرسمي معرفة أنواع الجماعات السائدة بين أعضاء المنشأة فيمكن التمييز بين "جماعة المصلحة" أي جماعة الأفراد الذي يتحدون فيما بينهم في سبيل تحقيق أغراض أو أهداف مشتركة وجماعة الصداقة التي تتكون نتيجة لعوامل جذب شخصية بين الأفراد العاملين في المنظمة وذلك لإشباع حاجاتهم النفسية والاجتماعية.
ويعود الاهتمام بالتنظيم غير الرسمي إلى كتابات كل من التون مايو وماري باركر فوليت وتشستؤ برنارد وآخرين غيرهم من المدرسة السلوكية الذين ركزوا اهتمامهم الفكري على نوعي السلوك في المنشأة السلوك الرسمي الذي يستند إلى السلطة داخل المنشأة والسلوك غير الرسمي الذي يستند إلى أسباب أخرى شخصية واجتماعية.
ويرى برنارد أن هناك تنظيما غير رسمي يرتبط بكل تنظيم رسمي ولهذا التنظيم غير الرسمي أثران هامان على المنشأة هما :
1- أنه يخلق اتجاهات ومفاهيم وعادات بين أعضاء المنشأة، كما يساهم بدرجة كبيرة في تشكيل أنماط سلوكهم.
2- يهئ التنظيم غير الرسمي الظروف التي تمكن التنظيم الرسمي من أن يمارس أعماله في ظلها.
خصائص التنظيم غير الرسمي :
يتصف التنظيم غير الرسمي بالخصائص التالية :
1- ينشأ هذا التنظيم بصورة تلقائية عفوية نتيجة لالتقاء مجموعة من الأفراد في مكان معين في المنشأة وقد يتم بينهم تبادل الأحاديث والأفكار ويجد بعضهم تشابها في الأفكار أو الآراء أو المصالح أو الاهتمامات مما قد يؤدي إلى استمرار تلك العلاقة وقد تمتد هذه العلاقة إلى خارج مكان العمل.
2- العلاقات الشخصية هي الأساس في التنظيم غير الرسمي، بعكس التنظيم الرسمي الذي تتحدد علاقات أعضائه من خلال قواعد مكتوبة .
3- يكون لتلك العلاقات الشخصية قوة أو تأثير على الأفراد العاملين في المنشأة وقد يتطور نمط مجدد من المواقف والاتجاهات يلتزم به أعضاء التنظيم غير الرسمي وقد تتمكن الجماعة من الضغط على الأعضاء لدفعهم لتبني بعض المواقف أو الاتجاهات التي قد تتعارض أو تلتقي مع المعايير أو الاتجاهات التي يحددها التنظيم الرسمي.
وتقع على إدارة المنشأة مسؤولية فهم طبيعة التنظيم غير الرسمي وسلوك الجماعة فيه وتحقيق الانسجام والتعاون بينه وبين التنظيم الرسمي حيث أنه لإمكان التنظيم غير الرسمي أن يدعم التنظيم الرسمي في نواح متعددة مصل السرعة في الاتصال وتحسين نوعية الاتصال وإمكانيات تبادل المعلومات المفيدة للعمل وتسهيل التنسيق بين الأعمال والأفراد وكذلك خلق روح الفريق بين الأفراد العاملين وتسهيل عملية تكيف الأفراد في المنشأة وكذلك في إيجاد رقابة جماعية على الفرد العامل تدفعه إلى تحسين إنتاجه. وإذا لم تتفهم الإدارة طبيعة التنظيم غير الرسمي ولم تسحن توجيهه فإن بإمكانه عرقلة مساعيها ومهماتها وذلك عن طريق العديد من الوسائل مثل بث الإشاعات ومعارضة أي تغيير أو تطوير وتشويه الاتصال وتخفيض الروح المعنوية للعاملين مما يؤثر على أداء المنشأة وفشلها في تحقيق أهدافها. وقد قال تيلور بأن التنظيم غير الرسمي شر لا بد من القضاء عليه لأن العاملين في رأيه يسخرونه لمقاومة الإدارة بينما نرى المدارس الأخرى أنه يجب اكتساب هذا التنظيم إلى جانب الإدارة والاستفادة منه في عم فروع التنظيم الرسمي.
خاتمة :
تم في هذا الفصل التعريف بمفهوم الوظيفة التنظيمية في المنشأة. هذه الوظيفة التي تحتاج إليها كل منشأة حتى تتمكن من توزيع العمل بين العاملين فيها بشكل يوضح العلاقات فيما بينهم ويحدد السلطات والمسؤوليات المنوطة بكل منهم وذلك لتحقيق أهدافها بفاعلية وكفاءة. أما الفوائد التي تحققها الوظيفة التنظيمية للمنشأة فهي تتمثل في التوزيع العلمي للأعمال والقضاء على الازدواجية وتحديد العلاقات والسلطة أو التنسيق بين النشاطات المختلفة وتمكين المنشأة من الاستجابة للتغيرات البيئية، وكذلك في مساعدتها على وضع إجراءات قياسية لتسهل عملية الرقابة، وفي تنمية قدرات الأفراد العاملين فيها.
كما تعرض الفصل إلى أهم خصائص التنظيم الجيد والتي تشمل الاستفادة من التخصص والتنسيق بين أعمال المنشأة والاهتمام بالنشاطات الأساسية فيها تحقيق الرقابة التلقائية على الأعمال والأفراد وعدم الإسراف وضمان تعاون العاملين في المنشأة ومراعاة الظروف المحلية للمنشأة.
وأخيرا تم التمييز بين نوعي التنظيم : الرسمي وغير الرسمي وتوضيح أثر التنظيم غير الرسمي على المنشأة ومسؤولية الإدارة في التنسيق بينهما لضمان تحقيق الأهداف المحددة للمنشأة.