مقدمات الأخطاء الإدارية
أخطأ الموظف فى عمله أى حاد عن الصواب وأذنب فى حقه، ومن لا يعمل لا يخطئ، فكل بنى آدم خطّاء، وخير الخطائين التوابون، وكما أن الإدارة علم وفن، فإن اكتشاف الأخطاء الإدارية، وبالتالى معالجتها، تتطلب إلماماً واسعاً بعلوم الإدارة وفنونها، مع التوفيق فى التطبيق.
فوائد تصنيف الأخطاء
أول ما ينبغى الانتباه إليه هو نوعية الأخطاء التى يمكن أن تقع فى العمل وتصنيفها فى مجموعات متجانسة، ويفيد ذلك فى عدد من الأمور منها؛ إعداد اختبارات المقابلات الشخصية ومتطلبات التقدم لشغل الوظائف، الإسهام فى تنظيم البرامج التدريبية للموظفين، تعديل لوائح المخالفات، ومن ثم الجزاءات، وفقاً لنوع الخطأ وجسامته وخطورته وإمكانية تلافيه، رسم سياسات الحوافز وتطويرها، مقارنة سلبيات الموظفين ببعضهم البعض وإيجابياتهم، ومحاسبة الموظفين علي أسس محددة ومعروفة سلفاً.
مقدمات الأخطاء الإدارية
مع أن الأخطاء الإدارية -عملياً وتنفيذياً- قد تختلف من مؤسسة إلي أخري، إلا أنه يمكن بصفة عامة تصنيف أهم مقدماتها كما يلى؛ مع ملاحظة أن كل نوع من تلك المقدمات يخص مستوي معين من الإدارة أو الموظفين، أو قطاع منهم:
\ أولاً: ما يخص التخطيط:
$ من حيث الأهداف؛ عدم وضوحها، وتعدد مفاهيمها، وعدم تناسبها مع إمكانات المؤسسة، وعدم تقسيم الأهداف العامة إلي أخري فرعية حتي تصل إلي أهداف كل وظيفة أو إجراء.
$ من حيث السياسات؛ تعارضها مع الأهداف، وعدم وضوح وسائل تنفيذها، وتغييرها من حين لآخر تبعاً لتوجهات كل إدارة تتولي المؤسسة، وعدم توفير متطلبات تنفيذها.
$ من حيث المتابعة؛ عدم وجود أسس للرقابة ومتابعة للأعمال والإنجازات.
\ ثانياً: ما يخص التنظيم:
$ عدم وجود هيكل تنظيمى معتمد للمؤسسة، وتمركز السلطة وضعف التنسيق بين مختلف وحدات الجهاز التنظيمى.
$ عدم تقسيم الأعمال، أو تصنيفها أو توصيف الوظائف.
$ إنعدام وجود أدلة لمختلف جوانب التنظيم أو للإجراءات المتبعة، أو للنماذج المستخدمة، أو للصلاحيات المخولة لكل جهة.
$ إهمال الدراسة المستمرة للتنظيم الإدارى والتغاضى عن تطويره.
$ وجود الموظف غير المناسب فى المكان غير المناسب، وتوقف تطوير وتنمية القدرات الإدارية للموظفين من خلال التدريب.
$ سوء العلاقات بين المديرين والإدارات بسبب تضارب الاختصاصات.
\ ثالثاً: ما يخص الرقابة:
$ عدم وجود معايير وقواعد واضحة وعادلة للمتابعة والمحاسبة.
$ غموض نماذج وقواعد تقويم الأداء الوظيفى.
$ التراخى فى محاسبة بعض المخطئين، وسرعة محاسبة آخرين.
$ الجمود وعدم المرونة فى تطبيق التعليمات والقرارات المتعلقة بالرقابة.
\ رابعاً: ما يخص الحوافز:
$ عدم ارتباطها بطريقة مباشرة أو غير مباشرة بالأداء أو الإنتاج (مع توقر متطلباتهما).
$ تأخير منح الحوافز عن وقت تحقيق الأهداف.
$ عدم مراعاة العدالة، والفروق بين الموظفين خاصة عند تغيير قيمة الحافز -فى أكثر من جهة- علي نفس العمل، أو عند منح حوافز جماعية.
$ عدم تنوع الحوافز واقتصارها علي نوع واحد فقط لا يقابل بالضرورة مواهب الموظفين كافة بالرغم من وجود حوافز مادية ومعنوية كثيرة.
\ خامساً: ما يخص القيادة والإشراف:
$ سلبية بعض القادة الإداريين والمشرفين.
$ عدم الحرص علي تكوين صف ثان لهم من الموظفين الجادين.
$ عدم تدريبهم علي أساليب القيادة المناسبة.
$ عدم العدالة فى معاملة الموظفين، أو فى تقويم أدائهم.
$ عدم الحرص علي تنمية معلوماتهم الإدارية.
\ سادساً: مايخص ظروف العمل:
$ إهمال ظروف العمل المادية مثل؛ الإضاءة، التهوية، وأوقات الراحة أثناء فترة العمل الرسمى.
$ إهمال ظروف العمل المعنوية مثل؛ التنظيم غير الرسمى لمجموعات العمل والتى تؤثر علي طبيعة ونطاق الإنتاج، وأيضاً أسلوب القيادة والإشراف الذى يؤثر علي معنويات الموظفين. وكل ذلك يؤثر علي مختلف العوامل التى تؤثر علي الكفاءة الإنتاجية.
\ سابعاً: ما يخص عملاء المؤسسة:
$ عدم الإكتراث برغبات العملاء، من حيث الرد علي استفساراتهم، أو إيضاح الأمور المطلوبة منهم ليحصلوا علي الخدمة التى يرغبونها.
$ عدم تقدير قيمة مختلف أنواع العملاء إلي تحقيق أهداف المؤسسة.
دليل الأخطاء
من المفيد للمؤسسة أن تضع دليلاً للأخطاء الإدارية وغير الإدارية مثل الأخطاء الفنية والبيئية المحتملة، ويقوم المستشارون بالدور الأكبر فى إعداده، ومتابعة تحديثه بمتابعة نوعيتها، وظروف حدوثها من قبلهم بالتعاون مع مختلف الإدارات المعنية.
ويمكن للمستشارين أن ينهجوا فى إعداد دليل الأخطاء التصنيف التالى:
$ تصنيف الأخطاء وفقاً لأهميتها للعمل؛ وهنا ترتب الأخطاء تنازلياً وفقاً لأثر وقوعها علي العمل.
$ تصنيف الأخطاء وفقاً لتوقيت حدوثه؛ وهنا ترتب زمنياً، فهناك أخطاء تتزامن مع إعداد الميزانيات، وأخري تتعلق بإدخال المواد أو المنتجات فى المستودعات، وثالثة ترتبط بأوقات العمل اليومية، وبالإجازات العادية والاضطرارية والمرضية.
$ تصنيف الأخطاء وفقاً للجهة التى يمكن أن تقع فيها؛ وهنا تصنف الأخطاء طبقاً للإدارات والأقسام التى يمكن أن تقع فى الأخطاء، فتبوب -مثلاً- علي أساس الأخطاء التى يمكن أن يقع فيها موظفو إدارة شؤون الموظفين، وتلك التى تخص موظفى إدارة التسويق.. وهكذا بالنسبة لباقى الإدارات.
$ تصنيف الأخطاء وفقاً لتكرارها أو ندرتها؛ وهنا تصنف وفقاً لاحتمالات تكرارها مع عدم إهمال الأخطاء النادرة؛ إذ قد تكون ذات آثار سيئة علي العمل إن حدثت.
وتجدر الإشارة إلي أن الهدف من دليل الأخطاء ليس الحصر فقط، وإنما تحليل أسباب وقوع الخطأ ودور الإدارة والأنظمة والموظف وظروف العمل فى ذلك، وتحديد الوسائل والسبل التى تمنع وقوع الخطأ، وبيان أفضل سبل معالجة الخطأ عند وقوعه لتقليل نسبة الضرر إلي أقصي درجة ممكنة.
كل هذه الأمور تنتج بالتعاون الإيجابى من قبل الإدارة والمستشارين والموظفين، ليتسني متابعة حصر وتصنيف الأخطاء، وتعديل إجراءات العمل أو تبسيطها بحيث تسهم فى عدم حدوثها، وأيضاً دراسة النماذج المستخدمة ومدي تناسبها مع حاجة العمل، والدراسة المستمرة لمقترحات القائمين بالعمل للاستفادة من آرائهم فى إمكانية تلافى وقوع الأخطاء، ومواجهتها إن وقعت.