قراصنة انترنت يسرقون معلومات نووية لحساب بكين
أثر العلاقات بين المستشارين على الإنجازات
لا تعيش المؤسسات بمعزل عن بعضها البعض، كما أنها لا يمكن أن تنفصل عن مجتمعها المحـيط بها أو المجتمع الخارجى الذى يمكن للمعنيين فيه بأكثر من وسيلة من متابعة نشاطها، وبالتالى الحـكم علي توجهاتهم نحـو التعامل معها وإقبالهم علي منتجاتها أو إدبارهم عنها. وتعتبر الزيارات المتبادلة من أهم أساليب تكوين الرأى فى موضوع معين خاصة إذا ما ساندتها ترتيبات جيدة وبيانات وإحـصاءات دقيقة.
ومن أهم أهداف الزيارات ما يلى؛ التعريف بإمكانات المؤسسة وبالتالى الاحـتفاظ بموقع تنافسى جيد، تنمية العلاقة الحـسنة بين المؤسسة والمجتمع، الترويج لأنشطة المؤسسة، التمهيد للأنشطة الجديدة أو للاتفاقات المزمع إبرامها مع كبار المتعاملين معها، إشعار العاملين بانتمائهم إلي مؤسسة مهمة فى المجتمع، الوقوف علي آراء الزائرين المتخصصين وغيرهم عن المؤسسة، المشاركة فى المناسبات الدينية والوطنية والمحـلية، السعى للوصول إلي نتائج محـددة من بعـض الزيارات المهمة ومتابعة ذلك بعد انتهائها، الترتيب لتبادل الزيارات مع بعض الجهات ذات العلاقة الوثيقة بأعمال المؤسسة.
تصنيف أنواع الزيارات
\ من حـيث الغرض؛ زيارات رسمية (للتباحـث، للإطلاع، للحـكم علي موضوع معين، للتمهيد للتوقيع علي اتفاقات، ولتنفيذ اتفاقات سابقة)، أو شخصية (لمشاهدة ما تتميز به المؤسسة عن غيرها، ولزيارة موظف).
\ من حـيث المدة؛ طويلة، متوسطة، وقصيرة.
\ من حـيث عدد الزائرين؛ وفد كبير، وفد متوسط، وفد قليل العدد، وفرد.
\ من حـيث التكرار؛ متكررة (فى أوقات متباعدة، أو فى أوقات قريبة)، ولمرة واحـدة.
\ من حـيث التغطية؛ تشمل جميع إدارات المؤسسة، لجهة أو لعدة جهات محـددة بها.
\ من حـيث الترتيب لها؛ زيارات مخطط لها مسبقاً، وأخري غير مخطط لها أو فجائية.
خطط الزيارات
الإدارة النابهة تعد سلفاً خطط لمختلف أنواع الزيارات وتحـدد لكل نوع منها متطلباته المادية والبشرية والإعدادية وغيرها من حـيث:
$ برنامجها منذ بدايتها حـتي نهايتها وقتاً ومكاناً.
$ من سيستقبل الزائرين ويودعهم؟
$ الجهات التى ستزار.
$ المسؤولون المرافقون للزائرين وفقاً لمستوياتهم.
$ الأشخاص الذين سيتولون الشرح العام للزائرين، وأيضاً من سيتولي الإجابة علي أسئلتهم المتخصصة فى الجهات التى سيزورونها داخل المؤسسة.
$ الهدايا التى ستقدم للزائرين وفقاً لمستوياتهم.
$ وسائل التغطية الإعلامية للزيارات المهمة وتصويرها وحـفظ نسخ منها، وإهداء الزائرين نسخة.
$ متابعة نتائج بعض الزيارات ذات الأهمية للمؤسسة.
$ إعداد تقرير عن الزيارة يتضمن جميع ما تم بها والإنحـرافات عن الخطة، والمعوقات التى صادفتها، والمسؤول عن ذلك، وأسلوب تجنبها مستقبلاً، وملحـوظات الزائرين.
تمثيل الأدوار
قبل الزيارات المهمة، يمكن تمثيل دور الزائرين أثناء الزيارة بواسطة خبراء أو مستشارين يتقمصون أدوارهم ويمرون فى الأماكن التى سوف تستقبلهم ويسجلون ملحـوظاتهم علي تلك الأماكن والعاملين بها، ويستفسرون منهم ويسجلون ردودهم، ومن ثم تسعي الإدارة إلي تفادى السلبيات ومعالجة الأخطاء التى ظهرت أثناء تمثيل دور الزائرين.
مصادر تطوير خطط الزيارات
\ نتائج دراسات واستشارات تجريها المؤسسة للزيارات من حـيث أهدافها وتكاليفها ومردودها ومتطلباتها الفنية والبشرية.
\ آراء الزائرين وكلماتهم فى سجلات الزيارة.
\ الزيارات المتبادلة التى يقوم بها المسؤولين فى المؤسسة للمؤسسات والهيئات الأخري وما يشاهدونه ويلمسونه من أفكار جديدة تهيئ للزيارات فرص النجاح.
\ التقارير التى تعد عن الزيارات وما يمكن أن تتضمنه من إقتراحـات مفيدة.
\ نتائج تمثيل الأدوار المشار إليها سابقاً.
\ موظفو العلاقات العامة والإعلام بالمؤسسة المرافقين للزائرين.
\ مراجع وكتب ومجلات ودوريات الإدارة بصفة عامة، والعلاقات والإعلام بصفة خاصة.
ومن عوامل نجاح الزيارات توافر ما يلى:
\ موظفون مدربون علي الاستقبال والمرافقة والتوديع ولهم باع طويل فى الإلمام بالمعلومات المناسبة عن المؤسسة تاريخاً ونشاطاً وإنجازات.
\ معرض داخل المؤسسة يوضح أعمالها وإنجازاتها وهيكلها وصور لأهم الشخصيات التى زارتها.
\ سجلات أنيقة للزيارات منها ما يخصص لتسجيل كلمات كبار الشخصيات، ومنها ما يخصص لرؤساء الوفود العادية، ومنها ما يخصص للأفراد الذين قد يحـتل بعضهم مستقبلاً مراكز مرموقة. ومن المفيد أن تتولي الجهة المختصة بالعلاقات العامة فى المؤسسة دراسة كلمات الزائرين؛ إذ قد تتضمن أفكاراً جديدة ومفيدة. ومن نافلة القول إنه علي المؤسسة أن تعني بتصميم هذه السجلات وإخراجها بشكل جيد، وأن يكون تقديمها للزائرين بأسلوب حـضارى.
\ كتاب -أو مجلة مطوية- عن المؤسسة ذو تصميم ممتاز يتضمن معلومات مناسبة وحـديثة عنها، وبعض الصور والرسومات الإيضاحـية.
\ أشرطة فيديو؛ واسطوانات ليزر عن المؤسسة.
\ الاهتمام بديكور المؤسسة ونظافتها وتشجيرها، حـيث يعطى ذلك انطباعاً إيجابياً لدي الزائرين، كما أنه إذا تكررت الزيارة بعد مدة لأى سبب من الأسباب ووجد الزائر نفس ما شاهده فى المرة السابقة أو مستوي أدني؛ يكون انطباعاً غير حـسن عن المؤسسة.
عقبات تواجه الزيارات
\ التأجيل أو الإلغاء؛ فمن الضرورى، خاصة للزيارات المهمة التى ستكلف المؤسسة مالاً ووقتاً، متابعة التأكيد علي الزائرين قبل موعد الزيارة بوقت كاف.
\ اختصار وقت وبرنامج الزيارة؛ وهنا من المفيد أن تضع خطط الزيارات البدائل المناسبة لهذا الموقف.
\ المزاحـمة؛ فأحـياناً تتم أكثر من زيارة فى ذات الوقت، مما يحـدث مزاحـمة خاصة إن كانت المساحـات المخصصة للزيارة محـدودة كالمعرض، أو إدارة معينة. ولذا ينبغى التنسيق بين مواعيد الزيارات وألا تكون فى نفس الوقت إلا الزيارات المفاجئة وخاصة الرسمية.