مطبات في طريق الاستشارات
الطرق بصفة عامة ليست ممهدة دائماً، وليست صالحة للسير والاستخدام دائماً، بل تحتاج من حين لآخر إلي صيانة ورعاية وإعادة رصف ومتابعة. وطريق الاستشارات أيضاً ليست مفروشة بالورود، وتكتنفها العقبات وتحد من فعالياتها المطبات. ومن هنا كان لزاماً لإدارة أى مؤسسة ألا تهمل هذه المطبات وأن تعمل علي إزالتها، وأضعف العمل أن تحد من آثارها وألا تترك فرصة لنموّها أو لظهورها فى وقت آخر أو مكان ثان.
تعريف المطبات
هى مصدات ومعوقات للعمل الاستشارى، تعمل علي الحد من نتائجه، أو إيقافه تماماً، أو تعطيل مسيرته، أو إلصاق تهمة التأخير به، أو إنساب تحقيق الخسائر إليه.
ويمكن تصنيف أهم المطبات والمعوقات التى توجد فى طريق العمل الاستشارى فى مؤسسة ما كما يلى:
أولاً: وفقاً لمدتها:
$ مطبات مؤقتة مثل بلاغ كاذب عن حالة معينة بالمؤسسة تتطلب فتح تحقيق وشغل وقت المستشارين حتي يتحققوا منها.
$ مطبات مستمرة مثل صدور أنظمة أو قوانين تحد من انطلاق العمل فى المؤسسة.
$ مطبات موسمية مثل ضغط العمل الشديد فى مواسم معينة طبقاً لنوعية نشاط المؤسسة.
ثانياً: وفقاً لنشأتها:
$ مطبات اصطناعية أى بفعل فاعل سواءً متقصد أو غير متقصد.
$ مطبات طبيعية وهى التى تتبع من طبيعة عمل المؤسسة، وتصنف كل منها إلي ما يلى:
- مطبات خارجية (من خارج المؤسسة).
- مطبات داخلية (من داخل المؤسسة).
ثالثاً: وفقاً لنوع النشاط:
$ مطبات مالية.
$ مطبات إدارية.
$ مطبات تسويقية.
$ مطبات إعلانية.
$ مطبات توظيفية.
$ مطبات معلوماتية.
رابعاً: وفقاً لآثارها:
$ علي المؤسسة كلها.
$ علي جانب من إدارتها.
$ علي جمهورها الخارجى.
خامساً: وفقاً لتكلفتها:
$ مطبات قليلة التكلفة علي المؤسسة.
$ مطبات متوسطة التكلفة علي المؤسسة.
$ مطبات باهظة التكلفة علي المؤسسة.
أسباب الاهتمام بالمطبات التى تواجه المستشارين
$ لأن المؤسسة تستعين بهم عادة لحل المشاكل التى تواجهها.
$ لأن تكلفتهم علي المؤسسة عالية، والمطبات تقلل من الاستفادة المثلي منهم.
$ لأنهم الأقدر، وظيفياً، علي مواجهة المشكلات والمعوقات والمطبات لخبرتهم الواسعة.
أولويات المواجهة
يمكن أن تواجه المؤسسة أكثر من مطب فى آن واحد، ومن هنا يتوجب عليها -بالاستعانة بمستشاريها- أن تصنفها لتحدد أولويات مواجهتها، آخذة فى اعتبارها أهمية تحقيق الغايات التالية:
$ حل مشكلة قائمة.
$ التحسب لمشكلة قادمة.
$ التمهيد لتطبيق أنظمة جديدة.
$ تطوير أعمال وإجراءات معينة وما قد يصحبها من مطبات.
وتصنف المطبات حسب الغرض الذى تنشده المؤسسة من مواجهتها، فترتب تنازلياً لتحديد أولويات مواجهتها وأفضل المواجهات هى التى تحقق القضاء علي أكثر من مطب فى إجراء واحد.
شمولية النظرة للمطبات
من المفيد ألا ينحصر العمل الاستشارى فى التصدى للمطبات التى تواجهه فقط، وإنما يجب أن يتمتع بشمولية النظر لها ابتداءً، ومواجهة، وإصلاحاً، ومتابعة. ومن مقتضيات ذلك ما يلى:
$ توفر دعم الإدارة العليا للمؤسسة لكل ما يؤدى إلي القضاء علي أسباب المطبات التى تواجه العمل الاستشارى ومواجهتها عند ظهورها.
$ العمل علي القضاء علي البيئة التى تفرز المطبات قبل ظهورها.
$ مشاركة الجهات المعنية بالمطب، وذات العلاقة المباشرة أو غير المباشرة به فى مواجهته.
$ مكافأة المتعاونين من الإدارة التنفيذية فى مواجهة المطبات، أو الإبلاغ المبكر عنها.
$ عدم إهمال أية اقتراحات أو شكاوي.
$ أن تكون تكلفة معالجة المطبات التى تواجه العمل الاستشارى أقل من تكلفة وجودها.
$ متابعة نتائج مواجهة المطبات.
$ التدرج فى مواجهة بعض المطبات وبخاصة ما يتعلق بالأنظمة والإجراءات التى اعتادها الموظفون، أو النماذج التى كانت مستخدمة لمدة طويلة، والتمهيد للخطوات الجديدة فى العمل.
لقاءات داخلية وندوات
تنصف إدارة المؤسسة إن تبنت فكرة عقد لقاءات دورية أو ندوات داخلية بغرض بيان ما يمكن أن يصادف العمل من مطبات ومعوقات يكون الغرض منها:
$ إيضاح أسباب ظهور المطبات فى الإدارات المختلفة، أو وجودها أمامها عند أداء مهامها.
$ بيان بوادر ظهور المطبات والمعوقات.
$ التعريف بطرق التحسب من ظهورها مقدماً.
$ تحديد الأسلوب الأمثل لمواجهتها عند أول بوادر لها.
$ طرح بعض المشكلات والحالات، واستنباط أفضل وسائل علاجها.
$ اكتشاف أجيال جديدة تصلح للانضمام للمستشارين مستقبلاً.
$ إقناع الحضور بالخسائر التى تعود علي المؤسسة، ومن ثم علي نتائج أعمالها وتأثير ذلك علي نقص الحوافز المادية والمعنوية التى يمكن أن تعود علي موظفيها.
$ إعداد دليل للمعوقات والمطبات التى تواجه العمل.
$ تلمس الحاجات التدريبية اللازمة لمواجهة المطبات.
$ طرح بعض الحالات الخاصة والعمل علي مناقشة أسلوب مواجهتها والحد من آثارها والتحسب من تكرارها.
دليل المعلومات والمقترحات
سواءً كثرت المعوقات والمطبات أو قلت، وقبل أن تصبح ظاهرة تعانى المؤسسة منها، تحسن المؤسسة صنعاً إن فكرت فى إعداد دليل معلومات ومقترحات يوزع علي جميع إداراتها وأقسامها، يتضمن كحد أدني ما يلى:
$ تصنيف المعوقات والمطبات التى تواجه العمل وتتطلب تدخلاً من المستشارين.
$ تصنيف المعوقات والمطبات التى تواجه العمل وتتطلب تدخلاً سريعاً من الجهات التى تعانى منها قبل تدخل المستشارين.
$ معلومات عن كل مطب أو عائق مثل:
- أسبابه.
- بوادره.
- الأسلوب الأمثل لمواجهته.
- المطبات المضادة للتقليل من نتائجه.
- آثاره السلبية علي العمل والعاملين.
- التجارب السابقة لمواجهة المشكلات.
- لوحة شرف تضم أسماء المتعاونين مع إدارة المؤسسة فى مواجهة المطبات والعوائق المختلفة.
- احتمالات ظهور المطبات، ومواعيدها التقديرية.
برنامج تدريبى
تهتم أغلب المؤسسات بالبرامج التدريبية المباشرة التى تعني بالأنظمة والإجراءات والمستجدات علي العمل ومتطلبات ذلك، وهذا يفيد فى التصدى للمطبات الإدارية والمالية والأخري التى تواجه العمل. إلا أنه يمكن النظر فى تنظيم برنامج دورات تدريبية ذات مستويات مختلفة لجميع موظفى المؤسسة لبيان المشكلات، المعوقات، المطبات التى تواجه كل فئة أثناء ممارستها العمل، والأسلوب الأمثل لمواجهتها. ويمكن ربط التقدم الوظيفى للموظفين باجتيازهم مثل هذا البرنامج، لوضعه فى مقدمة اهتماماتهم وتحقيق الغرض منه.
وسائل مساندة لمواجهة مطبات العمل
$ وجود هيكل تنظيمى واضح ومحدد للاختصاصات والصلاحيات.
$ وضوح الإجراءات وتبسيطها المستمر.
$ سلاسة العلاقات الداخلية والخارجية ومتانتها.
$ رصد تجارب الغير فى مواجهة المطبات.
$ وجود متابعة إيجابية، ميدانية ونظرية، للنتائج المحققة من مواجهة كل مطب، وأسلوب علاجه، وتكلفة ذلك علي المؤسسة، وما يمكن اتباعه لعدم تكراره، والمدة المستغرقة فى اكتشافه ومواجهته، ومدي قناعة الموظفين بما تم اتباعه، ودور الإدارات المعنية فى ذلك ومدي تعاونها مع المستشارين فى هذا الصدد.