المستشارون والتغيير في المنشأة
من الأمور المشاهدة فى مختلف دوائر الأعمال التطور المستمر أو محاولات التطور، والحركة الدؤوب، وتشابك العلاقات الداخلية والخارجية وتأثرها ببعضها البعض، ووجود العديد من العناصر التى تجعل المنشأة فى حالة تغيير مستمر. فالتغيير يعتبر سمة العصر، وعلامته المميزة، وكما يقال دوام الحال من المحال. وللمستشارين دورهم المميز فى جميع مراحل التغيير سواءً الإعداد له، أو تنفيذه، أو متابعة نتائجه. والتغيير قد يكون كبيراً أو صغيراً، حسب مستوي سلطة من يملك إصدار قراره.
مصادر التغيير وأسبابه
\ من داخل المنشأة؛ جميع المستويات التنظيمية ابتداءً من الإدارة العليا للمنشأة حتي أقل مستوي تنظيمى. فتحسين أو تعديل فى إجراءات العمل، ودمج بعض الوحدات التنظيمية، أو فصلها، أو استحداث الجديد منها، وصرف رواتب الموظفين عن طريق إصدار شيكات بدلاً من صرفها عن طريق صندوق المنشأة، يعد تغييراً. وهكذا، ومن خلال أعمال المستشارين، يمكن أن تنشأ فكرة التغيير منهم. وليس المقصود الفكرة فقط، إنما مبرراتها، ومختلف أبعادها، ومتطلبات تنفيذها.
\ من خارج المنشأة:
$ الجهة الحكومية المشرفة علي نشاط المنشأة.
$ أنظمة الدول الأخري ذات العلاقة باستيراد منتجات المنشأة أو التصدير إليها.
$ أنظمة النقد والاستيراد والتصدير والبنوك فى دولة المنشأة.
$ الاتفاقات المحلية والخارجية.
$ الأوضاع الاقتصادية السائدة.
$ المنافسات الداخلية والخارجية.
صور التغيير
\ تغيير فى الاستراتيجيات، مثل التغيير فيما يلى:
$ التخطيط سواءً طويل الأجل أو متوسط الأجل أو قصير الأجل.
$ التنظيم الإدارى ككل أو جانب منه وما يترتب علي ذلك من علاقات وظيفية جديدة.
$ الرقابة الخارجية أو الداخلية وتبعاتهما، ومتطلبات تحقيق الهدف منهما.
\ تغيير فى السياسات، مثل:
$ الإنتاج؛ من حيث الكميات والمواصفات وتنوعها ومتطلباته من المواد الخام، والتخزين لكل من المواد الخام وقطع الغيار، والمعدات والأجهزة والإنتاج التام.
$ البيع؛ نقداً أو بالآجل أو هما معاً، بالجملة أو بالتجزئة أو هما معاً، وخصم الكميات، ومكان التسليم، وتكاليف التحزيم والنقل والرجيع، والتسهيلات فى الدفع.
$ التعيين؛ شروطه، ووضع تصنيف للوظائف، وتشكيل لجان المقابلات.
$ إنهاء الخدمات؛ حالات وضوابط إنهاء الخدمات من قبل المنشأة، أو الموظف، وأسلوب حساب مكافأة نهاية الخدمة، ومنح الموظف شهادة خبرة.
$ الحوافز المادية والمعنوية؛ شروط منحها أو حجبها.
$ تقييم الأداء؛ معدلات الإنتاج العادلة ومواعيد التقييم، وآثاره، وإطلاع الموظفين علي تقييم أدائهم، واختيار الموظف المثالى.
$ أسلوب إنجاز العمل؛ يدوى، أو آلى، أو مشترك.
\ تغيير فى الإجراءات، مثل:
$ إجراءات مختلف الشؤون الوظيفية؛ كطلب إجازة بأنواعها المختلفة، والترقيات، ومنح العلاوات، والمخالفات والجزاءات، وإثبات أوقات العمل، والاستئذان خلاله، والتظلم والعلاج.
$ إنجاز مختلف الأعمال والمستندات المطلوبة لذلك، وتسجيل الخطوات واعتماد ذلك.
$ وسائل وصلاحيات الاتصال بالجمهور الداخلى بالمنشأة من موظفين وعمال وغيرهم، والجمهور الخارجى من عملاء وموردين وبنوك وجهات رقابية.
$ توزيع العمل علي الموظفين وأسلوب التعامل مع الأفكار والمقترحات الخاصة بتبسيط الإجراءات وإعداد دليل الإجراءات وتعديله.
$ تشكيل اللجان ومتابعة إنجاز أعمالها وحفظ المستندات المتعلقة بها.
عقبات تواجه التغيير
يمكن للتغيير أن يكن إيجابياً ومثمراً إذا أخذ فى الاعتبار القضاء علي العقبات التى تواجهه عادة، أو تحد من نتائجه. ومنها ما يلى:
$ خوف الموظفين وانزعاجهم من التغيير؛ وهو أهم عقبة، وأخطرها وأشدها خطراً علي التغيير. ويأتى هذا الخوف من زوايا عديدة منها؛ خوفهم علي مناصبهم ومراكزهم الوظيفية، وكذلك احتمال فقدان مزايا معينة أو حتي وظائفهم، أو أن التغيير قد يتطلب جهوداً أكثر، ووقتاً أطول. ويمكن مواجهة ذلك بإشراكهم فى التوصل إلي التغيير، وإقناعهم أنه لمصلحتهم، ولن يؤثر -ولو فى المدي البعيد- علي مكتسباتهم، أو شرح مزايا التغيير لهم وفوائده التى يمكن أن تعود عليهم منه خاصة إن ربطت سياسة الحوافز به بطريقة عادلة، ويمكن تعويض المتضررين منه.
$ عدم توفير متطلبات التغيير؛ فالتغيير ليس فقط قراراً يصدر عن إدارة المنشأة، ولكن هناك إمكانات بشرية ومادية ينبغى توفيرها.
$ تطبيق التغيير بصورة مفاجئة؛ ويمكن مواجهة هذه العقبة بوسائل عدة منها التمهيد للتغيير، واختيار الوقت المناسب له، والتدرج فى تطبيقه وتخصيص فترة تجربة يعاد فيها تقييم نتائجه. وأسوأ توقيت للتغيير عندما يعود أغلب الموظفين من إجازاتهم فيفاجئوا به دون مقدمات، ويطالبوا بتطبيقه.
$ مطالبة الموظفين بتغيير أسلوب العمل، وإجراءات ونماذج تعودوا عليها وصارت من وجهة نظرهم سهلة. ويمكن مواجهة ذلك بتدريب الموظفين، وتوفير المعلومات والبيانات الصحيحة اللازمة عنه، وإيضاح بساطة الإجراءات الجديدة.
دور المستشارين فى التغيير
يؤدى المستشارون أدواراً مهمة فى مختلف مراحل التغيير تفكيراً وتخطيطاً وتنفيذاً ومتابعة، سواءً نبعت فكرة التغيير منهم أم من غيرهم، وسواءً كان مصدر التغيير داخلى أم خارجى، وبصفة عامة يقومون بما يلى:
$ جمع المعلومات الكاملة عن الموضوع محل التغيير، والإجابة علي الأسئلة التالية: من أين يبدأ العمل؟ وكيف يتم؟ ومن يقوم به؟ وما هى خطوات إنجازه؟ وما هى النماذج المستخدمة؟ وما هو الوقت المناسب لإتمامه؟ وما هى الأنظمة واللوائح التى تحكمه؟ وما هو الفرق بين العمل قبل التغيير وبعده؟
$ متابعة أساليب تطبيق التغيير، ويجب استطلاع آراء المنفذين فى التغيير، والعمل علي التغلب علي الخوف الذى ينتاب بعضهم من التغيير.
$ إعداد النماذج اللازمة للتغيير.
$ تقييم نتائج التغيير، ويجب أن يلتزموا أقصي درجات الحياد والموضوعية فى هذا المجال مغلبين المصلحة العامة علي رغبات إدارة المنشأة.
$ إقتراح تعديلات تدخل علي التغيير لزيادة كفاءته ومنفعته علي المنشأة، سواءً كان ذلك فى الأمد القريب أم البعيد.
$ إقتراح التعويضات للمتضررين من التغيير والحوافز للمجدين فى تطبيقه.
$ قياس تكلفة التغيير علي المنشأة.
$ حفظ ملفات التغيير ومستنداته وجميع ما يتعلق به من مراسلات ودراسات ومقترحات وتعديلات.
$ متابعة صور التغيير المختلفة وإعداد تقارير دورية عنها، متضمنة مقترحات محددة لتحقيق أفضل النتائج من تطبيق التغيير.
$ إقتراح طرق جديدة لمواجهة العقبات التى يصطدم بها التغيير.