مفهوم وأهمية تخطيط الموارد البشرية وخطوات عملية تخطيط الموارد البشرية وأساليبها وعلاقة عملية تخطيط الموارد البشرية على مستوى المنظمة ومشاكل تخطيط الموارد البشرية .
وهو من المفاهيم المهمة في نشاط المنظمات وأهدافها التي تحرص من خلالها على سير أعمالها بشكل ستراتيجي وضمن خطة مدروسة في المحافظة على مستوى العمل والسير قدماً لتطويره ، وبما أن الموارد البشرية من أهم عناصر العمل في المنظمات لذا فهي تحرص دوماً على إعداد عملية منظمة ومدروسة مسبقاً لأحتياجاتها من جميع أصناف ومستويات العاملين الذين ستكون لهم الحاجة في عملياتها المستقبلية ، بالإضافة الى عملية تهيئة الخطط اللازمة للأستثمار الأمثل في الموارد البشرية الحالية أو المستقبلية وحسب ما تفرضه المرحلة العملية للمنظمة .
ويكون التخطيط في المنظمات كامناً في تقديراتها بالأحتياجات من الموارد البشرية المتنوعة بالعدد والتخصص المطلوب في أقسام المنظمة ، وإن عملية التخطيط للموارد البشرية تضع النقاط على الحروف بالنسبة لرسم أسس واضحة لإدارة الموارد البشرية كما إنها تسهل عملية التوظيف للموارد البشرية وتقسيم العمل وتحديد أهداف كل خطوة أو مرحلة من مراحل العمل ، لا سيما عندما يتوضح ذلك من خلال بيان علاقة كل نوع من العمل مع المورد البشري الملائم له ، والذي يعمل على توفير الأنتاج ضمن الهدف المخطط له.
وتكمن عملية تخطيط الموارد البشرية في المنظمات من خلال تحقيق الأهداف التالية :
1- تحقيق قدرة المنظمة في الأستثمار الأقصى لمهارات العاملين فيها ، وتحقيق مبدأ الأنتاج الأكثر بأقل التكاليف من خلال الأستخدام الأمثل للموارد البشرية المتوفرة في داخل المنظمة .
2- يعتبر التخطيط هو السبيل الذي يتم من خلاله تعويض الوظائف الشاغرة بالموارد البشرية المناسبة والتي تنشأ نتيجة حالات متنوعة ، إضافة الى حالات تطوير العمل أو توسيع خطوط الأنتاج ، ويعمل التخطيط على توفير دراسات واضحة لتكاليف الموارد البشرية وأجورها ، كما إنه يوضح حالات الترقيات والمسارات الوظيفية المتناسبة مع العاملين في المنظمة .
3- يعتبر من الوسائل المهمة في الكشف عن مستوى العاملين ، مما يساعد في وضع الخطط التدريبية المناسبة لتطويرهم وتنمية مستوياتهم بما يخدم تقدم الأنتاج في المنظمة .
4- يعتبر من الوسائل المهمة لحصول المنظمة على الموارد البشرية المرغوبة وضمن المواصفات المطلوبة وحاجة العمل لمستويات معينة منهم ، ويقدم التخطيط التهيئة الجيدة لأعمال الاستقطاب والاختيار والتعيين للموارد البشرية ، كما إنه يوفر للمنظمة الأسس التي يعتمد عليها في أكتشاف العدد الفائض من العاملين وكذلك العمل على إكمال العجز إن وجد في عدد أو نوع العاملين.
5- يوفر التخطيط المسبق للمنظمة آلية التعامل مع مختلف الأنظمة دون التعرض للمساءلة ، وذلك بسبب حصول المنظمة من خلال التخطيط على القدرة لتحديد الأحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية وغيرها سواءاً من داخل المنظمة أو من خارجها.
6- إن التخطيط المسبق يساعد المنظمة على مواجهة جميع المتغيرات في العمل ، كما إنه يعمل على توفير آلية الترابط والتكامل بين البرامج الأخرى في المنظمة مثل التدريب والتنمية للموارد البشرية وبين جميع مراحل عملية التوظيف ، لذا يعتبر التخطيط من أهم العناصر في ادارة الموارد البشرية.
تتخذ عملية تخطيط الموارد البشرية في المنظمات الخطوات التالية بصورة عامة للحصول على النتائج الملموسة في التخطيط :
1- تحديد الطلب المتوقع من الموارد البشرية : وتعني هذه الخطوة دراسة واقع الحاجة المستقبلية للمنظمة لتوظيف أعداد جديدة من العاملين يحملون مواصفات ومؤهلات مناسبة لما تخطط المنظمة عمله في المستقبل ، آخذين بنظر الأعتبار توفر المؤهلات المطلوبة في المتقدمين لهذه الوظائف والتي ستخدم المنظمة فعلاً في حال الحصول عليها ، وتعتمد هذه الخطوة بشكل رئيسي على عوامل مهمة منها نوع الأهداف الجديدة للمنظمة وتوقيت تنفيذها والتي تنوي تحقيقها في المستقبل والتي لها علاقة مباشرة بتوسيع العمل وتنويع الأنتاج أو بغية الأنتقال الى مرحلة إنتاجية وتسويقية ذات مستوى أعلى من السابق .
أما الأساليب المتبعة في هذه الخطوة لتحديد الطلب على الموارد البشرية فتتم من خلال ثلاثة طرق رئيسية هي :
أ- تحليل عبء العمل : ويقصد بها عملية تحديد المتطلبات من الموارد البشرية اللازمة للتوظيف في المنظمة في المستقبل إعتماداً على حجم المبيعات المتوقعة من الأنتاج ، فالزيادة في المبيعات تعني التخطيط لزيادة العدد في المورد البشري .
ب- تحليل قوة العمل : ويقصد بها عملية قياس وتحديد حجم العمل الحالي ومناسبة ذلك مع الحاجة لزيادة التوظيف أو التقليل منه أو التخفيض من عدد المورد البشري الموجود حالياً في المنظمة ، فقوة العمل هذه هي التي ستتحكم بتحديد الطلب المستقبلي على الموارد البشرية .
ج- تحليل النسب : ويقصد بها عملية تحديد نسب بين عدد الموارد البشرية المتوفرة في كل قسم من أقسام المنظمة ومقارنة ذلك العدد بحجم الأنتاج الصادر خلال وحدة الزمن مما يوضح وجود موارد بشرية زائدة أو ناقصة عند النتائج.
2- تحديد العرض المتوقع من الموارد البشرية : وتعني هذه الخطوة إجراء دراسة وتحليل لواقع الموارد البشرية العاملة حالياً في المنظمة ومقارنة ذلك الواقع مع الموارد البشرية الموجودة والمتوفرة خارج المنظمة .
ويتم ذلك من خلال عمل قاعدة بيانات متخصصة تشمل بيانات لكل ما يخص العاملين في المنظمة مثل بيان تخصصاتهم ومهاراتهم ومناسبة هذه التخصصات مع الحاجة الفعلية لأعمال الأقسام المتخصصة في المنظمة ، وإيضاح موضوع الأجور ونظام المكافئات ، بالإضافة الى دراسة ميول العاملين ودرجة تعلقهم بأعمالهم وسلامة أدائهم الوظيفي .
أما ما يخص الموارد البشرية المتوفرة بالخارج فيتم دراسة المؤهلات المتوفرة فيها وموائمة ذلك مع قدرتها على تحقيق الأهداف المستقبلية للمنظمة ومن ثم دراسة وتحليل أية موارد بشرية يمكن الأعتماد عليها في الوصول بشكل سريع ومناسب وغير مكلف للأهداف المراد تحقيقها للمنظمة.
ووبعد هذا توضع خطة العمل التي تحدد من خلالها خطوات التنفيذ والتي نتجت عن مراحل التخطيط الأولى للتعامل مع الموارد البشرية في الحالات المختلفة في التوظيف والتشغيل أو بأنهاء العمل والخدمات .
أما الأساليب المتبعة في هذه الخطوة لتحديد العرض الداخلي من الموارد البشرية فيتم من خلال نوعين من الطرق:
أ- قاعدة بيانات مخزون المهارت : وهي عبارة عن طريقة توفر للمنظمة القدرة على التمييز بين العاملين من ناحية الكفاءة والأستحقاقات بواسطة عمل قاعدة بيانات لكل شخص من العاملين في المنظمة وتتعلق بتوثيق وإيضاح كل المعلومات الخاصة به خلال فترة توظيفه ، كمهاراته وخبراته والدورات التدريبية التي اجتازها وغياباته وعلاقاته بالآخرين ،وغيرها .
ب- خرائط الترقية والإحلال : وهي عبارة عن طريقة تستخدمها المنظمات لأختيار العاملين في الإدارات العليا من خلال تحديد الموظفين بواسطة خرائط الأحلال ليحلوا مكان موظفين حاليين ويتوقع أنتهاء فترة خدمتهم الوظيفية أو ترقيتهم الى مناصب أعلى ، وياب على هذه الطريقة أنها ستحدد الموظف ليشغل وظيفة معينة بينما هو يصلح لوظائف أخرى لا تقل أهمية من هذه الوظيفة ، كما من المحتمل تغيير الهيكل الوظيفي قبل الأستفادة من فائدة هذه الخرائط.
3- وضع خطة العمل : وتعني هذه الخطوة عملية رسم خطة العمل المطلوبة والتي تخص التصرف مع الموارد البشرية التي تعتبر العامل الأساسي لإنجاح الأهداف الستراتيجية للمنظمة وتتوزع خطة العمل الرئيسية الى خطط فرعية يتم تطبيقها حسب الأهمية والأولوية التي تخدم مصلحة تحقيق الأهداف المطلوب تحقيقها فتشمل هذه الخطط ، خطة إنتقاء العاملين وتوظيفهم وخطة الترقية والنقل والتقاعد وخطة التدريب وتنمية الموارد البشرية وخطة تحسين الأجور وخطة بحث السبل لتطوير المسارات الوظيفية.
4- تنفيذ الخطة ومتابعتها : تعتبر هذه المرحلة هي مرحلة التنفيذ العملي للخطط التي وضعت والتي تستند على أساس توفير الموارد البشرية القادرة على الأداء الوظيفي بمهنية ومهارة عالية من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة في المنظمة كالأنتشار حسن وزيادة الأنتاج ومواكبة التطور الحاصل في المنظمات العالمية باختلاف أنواعها.
أما علاقة عملية تخطيط الموارد البشرية على مستوى المنظمة فتكمن في أن الأهداف الستراتيجية التي تضعها المنظمات في موضع التخطيط للتحقيق تتطلب تهيئة المقومات المناسبة لها ومن أهم هذه المقومات هي الموارد البشرية القادرة على إدارة العملية الأنتاجية بالشكل الماهر الذي يوفر الأرضية المناسبة لتحقيق أهداف المنظمة بأسرع فترة زمنية وبأقل التكاليف المادية مع توفير القدرة على المنافسة بين بقية المنظمات ، أما أسس دعم هذه المنافسة فهي تقدم للمنظمة أساليب المحافظة على الأنتاج وتطويره في الزمن الحاضر والمستقبل مما يوصل المنظمة الى تحقيق أهدافها بشكل يسير وبعيداً عن الرجوع للخلف .
لذلك فإن التخطيط الستراتيجي للمنظمة له علاقة مباشرة مع تخطيط الموارد البشرية ، فعند رغبة المنظمة زيادة نشاطها الأنتاجي وتوسيع دائرة أعمالها فهي بحاجة الى زيادة وتوسيع حجم الموارد البشرية لأستيعاب هذا التطوير في العمل ، وهذه الموارد يتم دراسة وتخطيط طرق الحصول عليها سواءاً من داخل المنظمة أو من خارجها ، أما عند حصول الحالة العكس في التخطيط الستراتيجي للمنظمة لتحديد الأنتاج أو زيادة التقنيات التكنولوجية على حساب العنصر البشري فإن العكس سيحدث في تخطيط الموارد البشرية من خلال وضع الخطط الرامية الى التقلقل من عدد المورد البشري أو إجراء عملية التخلي عن الأقل مهارة ، وبهذا يكون تخطيط الموارد البشرية معتمداً على التخطيط الإستراتيجي للمنظمة .
ويمكن تلخيص مشاكل تخطيط الموارد البشرية بالتالي :
1- عدم توفر الكفاءات البشرية في مجال التخطيط للموارد البشرية ، أو وجودها بمهارة متواضعة وقليلة الخبرة مقارنة بحجم المنظمات وأعمالها وحاجتها لوجود الخبرة العالية في هذه المجال.
2- عدم توفر قواعد بيانات خاصة للموارد البشرية العاملة في المنظمات أو ضعف مستوى التوثيق والتحديث لهذه البيانات إن وجدت ، مما يؤثر على الثقة في أستخدامها كمراجع في عملية الأختيار في مراحل التخطيط للموارد البشرية .
3- عدم حرص الإدارات العليا في المنظمات على الأهتمام بتخطيط الموارد البشرية ، والأهتمام بشكل رئيسي بالأهداف الرئيسية للمنظمة إعتماداً على المورد البشري الداخلي دون التركيز على إيجاد الكفاءات والمهارات .
4- قلة الأهتمام برعاية أصحاب المهارة والكفاءة من خلال تواضع الخطط التدريبية أو نظم الرواتب والحوافز ، وبالتالي سيكون التخطيط الرئيسي في المنظمة معتمداً على مقومات ضعيفة .
5- عدم توفير ميزانيات مناسبة لتحقيق نظم في التخطيط في مجال الموارد البشري ، من خلال الأستعانة بالخبراء والمستشارين من خارج المنظمة ، في حالة عدم توفر أو ضعف الوعي التخطيطي في داخل المنظمة.