أجري مكتب استشارى متخصص فى شؤون المؤتمرات والندوات والملتقيات اختباراً لتعيين مستشارين لديه، وكانت النتيجة التوصل إلي عدد من الأسس والمبادئ والإجراءات التى وردت فى إجابات المستشارين أهمها ما يلى:
نشاط المؤتمر وحـجمه وتوقيته
تختلف مراحـل التفكير والتخطيط والتنظيم والمتابعة وفقاً لعدد من العناصر أهمها نشاط المؤتمر وحـجمه وتوقيته. فرغم أن هناك أنشطة مشتركة بين مختلف المؤتمرات والندوات، إلا أن مؤتمراً يحـضره قادة دول العالم، غير المؤتمرات الإقليمية، ومؤتمر محـدد تاريخه سلفاً أو ينعقد بصفة دورية، غير الذى تتطلب الظروف انعقاده بصفة مفاجئة. وجهة ما تنظم مؤتمراً للمرة الأولي، غير تلك المتمرسة فى تنظيمها نظراً للخبرة التى اكتسبتها. ومؤتمر أو ندوة يحـضرهما رؤساء شركات فى مؤسسة أو قطاع اقتصادى معين، غير مؤتمر أو ندوة محـدودى الحـضور. فكل حـالة لها متطلباتها الخاصة من الإعداد والتخطيط والتنظيم والمتابعة. إلا أنه فى معظم الحـالات تمر المؤتمرات والندوات بالمراحـل التالية لتناسب أياً من أنواع الملتقيات كبيرها أو صغيرها، ويستفاد منها وفق حـجم الملتقي وتوقيته واستمراريته وهل ستلقي فيه كلمات أو ستقدم له بحـوث، وغير ذلك من المعايير.
الأهداف والمحـاور
هذه أهم مرحـلة من مراحـل التفكير فى عقد مؤتمر أو ندوة، إذ تنبنى عليها باقى المراحـل. وكلما تميزت بالوضوح والبساطة كلما سهلت تنفيذ المراحـل التالية خاصة الموضوعات التى ستناقش وتشكيل اللجان أو الجلسات وإعداد برامجهما. كما سيتم خلال هذه المرحـلة مقـارنة نـتائج المؤتمر أو توصياته بأهدافه، والحـكم علي مدي نجاحـه فى تحـقيقها.
اللجان العاملة
من المفترض لأى مؤتمر أن تخدم أهدافه العديد من اللجان، وهى تقل أو تكثر وفقاً لحـجم المؤتمر والغرض منه ومدة الإعداد له. وبصفة عامة يمكن تكوين اللجان الرئيسية والفرعية التالية:
\ أولاً: اللجان الرئيسية وتشمل:
$ اللجنة العليا للمؤتمر أو لجنة الإشراف علي المؤتمر؛ وتكون برئاسة المسؤول الأول فى الجهة المنظمة للمؤتمر. وأهم أعمالها إقرار خطة المؤتمر واعتماد أهدافه، وتلقى تقارير اللجان الأخري عن أعمالها، والتنسيق بينها.
$ اللجنة التحـضيرية؛ وتتولي إعداد خطة المؤتمر (وقت انعقاده ومكانه وميزاته التقديرية)، ورفع التشكيل المقترح للجان الأخري إلي اللجنة العليا، وتحـديد مهامها ومتابعة أعمالها، واقتراح مكافآتها، ورفع تقارير دورية للجنة العليا عما تم إنجازه من أعمال، وترشيح رؤساء وأعضاء اللجان.
\ ثانياً: اللجان الفرعية وتتفرع إلي لجان علمية وفنية وإدارية:
$ اللجان العلمية وتشمل؛ لجنة تحـديد المحـاور والموضوعات، لجنة فحـص وتقويم البحـوث، لجنة التوصيات، ولجنة الكتاب الوثائقى والإعلامى.
$ اللجان الفنية وتشمل؛ لجنة طباعة البحـوث ومطبوعات المؤتمر، لجنة تنظيم قاعة-قاعات المؤتمر، لجنة الترجمة، لجنة تسجيل المشاركين، لجنة الإعلام والإنترنت، ولجنة المتابعة.
$ اللجان الإدارية وتشمل؛ لجنة استقبال رؤساء الوفود (للمؤتمرات السياسية، والكبيرة)، لجنة العلاقات والمراسم (للمؤتمرات العادية)، لجنة الإسكان، لجنة الإعاشة، لجنة التنقلات، لجنة ترتيب الحـجوزات، اللجنة المالية، لجنة السكرتارية والحـفظ، ولجنة الاتصال بمقر المؤتمر.
متطلبات التنسيق بين اللجان
$ تحـديد أهداف ومهام كل لجنة بوضوح تام، ومناقشتها عند إعدادها مع الرئيس المرشح لها.
$ الطلب من رئيس كل لجنة أن يدرس مهام اللجان الأخري لتحـقيق غرضين؛ الأول تثقيفى بوقوف كل لجنة علي مهام اللجان الأخري، والثانى معرفة كل لجنة لدورهـا فـى مخـتلف مـراحـل الإعـداد والتنظيم للمؤتمر وعواقب تقصيرها علي إنجاز أعمال اللجان الأخري.
$ التدرج فى ساعات العمل خاصة إذا كانت الفترة بين تكوين اللجان وانعقاد المؤتمر طويلة.
$ إجراء اجتماعات دورية لكل لجنة، ولرؤساء اللجان مع لجنة الإشراف أو اللجنة التحـضيرية.
$ وضع أسماء احـتياطية -لكل لجنة- لمواجهة احـتمال زيادة أعباء العمل.
$ رسم خطة لتوجيه جهود عدد من أعضاء اللجان التى تنتهى أعمالها قبل انعقاد المؤتمر، مثل لجنة طباعة البحـوث أو لجنة فحـص وتقويم البحـوث.
$ توزيع برنامج المؤتمر علي اللجان قبل فترة مناسبة من تاريخ انعقاده لدراسته وتحـديد ما هو مطلوب منها بشأنه.
$ منح كل لجنة عاملة أثناء المؤتمر مجموعة من مطبوعاته وهداياه ووضع أسس توزيعها عن طريقها.
$ أن يتناسب عدد أعضاء كل لجنة مع مهامها.
$ وضع ضوابط الاستعانة فى لجان المؤتمر بأفراد من خارج الجهة المنظمة له.
$ إيضاح أسس تقويم أداء اللجان مقدماً، وصرف المكافآت لأعضائها.
مقر المؤتمر
تؤدى لجان المؤتمر أعمالها قبل فترة من انعقاده، ويتم ذلك فى مقر الجهة المنظمة له حـيث الإمكانات متوافرة. ثم قبل موعد الانعقاد تنتقل اللجان إلي مقر انعقاده سواءً فى مركز للمؤتمرات أم فى أحـد الفنادق. والقاعدة ألا يترتب علي انتقال اللجان إلي مقر المؤتمر نقص فى خدماتها أو تعطيل فى إنجاز مهماتها. لذا فإن وجود لجنة للاتصال بمقر المؤتمر يمكن أن يفيد فى توحـيد الاتصال بإدارة المقر، ونقل متطلبات اللجان التى ستنتقل إليه قبل انعقاد المؤتمر مباشرة، بحـيث تكون حـلقة الوصل بين مختلف اللجان وإدارة مقر المؤتمر التى سيسهل لها ذلك الحـصول علي رد علي استفساراتها من جهة واحـدة بدلاً من عدة لجان.
الكتاب الوثائقى والإعلامى
بعد انتهاء المؤتمر، من المفضل جمع جميع وثائقه ابتداءً من صدور الموافقة عليه، إلي تحـديد أهدافه ومحـاوره وموضوعاته وتاريخه وأيضاً اللجان المشكلة له، والمشاركون له وفعالياته طبقاً لبرنامجه، وحـفلى الافتتاح والختام وما ألقى بهما من كلمات وتوصياته وأصدائه علي مختلف الأصعدة خاصة الإعلامية مع الصور المناسبة والإخراج المتميز. وحـبذا ألا يتأخر صدوره عن انتهاء فعاليات المؤتمر.
متابعة المؤتمر
فى حـالات كثيرة ينتهى دور المؤتمرات بعد صدور توصياتها، وتتلـقي الجـهات المنـظـمة لـهـا التـهانى عـلي نجـاحـها. والأوجـب أن تتلقاهـا ليـس بمناسـبة انتـهاء المـؤتمرات فحـسـب، ولكن لتنفيذ بياناتها أو توصياتها، وهو لا يحـدث إلا نادراً.