كيف نستفيد من المستشارين؟
محمد سعيد مبارك
تسعى معظم الجهات لتعيين مستشارين لديها للاستفادة من خبراتهم، أو طلب مشورة الجهات المتخصصة كدور الاستشارات ومكاتبها. فما هي سبل الاستفادة من المستشارين؟ وكيف تتحقق أكبر فائدة منهم؟
البداية الصحيحة
وجود قناعة حقيقية لدى المسؤولين في الجهة المستشيرة بجدوى الاستشارات في وقت معين وظروف محددة.
العمل على ألا تكون تكلفة الاستشارات أعلى من العائد المتوقع منها.
وجود حاجة حقيقية للاستشارات لا يمكن للكفاءات المتوافرة تقديمها.
القناعة بأن العبرة ليست في تقديم الاستشارات فقط وإنما بمتابعة تنفيذها وتقييم نتائجها.
وجود وصف وظيفي دقيق لأعمال المستشارين يمكن أن يسهم في اختيارهم وتوجيههم إلى الأعمال التي ينبغي عليهم إنجازها.
توافر لائحة معتمدة وواضحة وعادلة لأعمال المستشارين تنظم شؤونهم الوظيفية والمالية.
مسوغات أهمية
الاستفادة من المستشارين
كبر تكلفة الاستشارات سواء الخارجية من قبل المكاتب والدور المتخصصة، أو من خلال تعيين مستشارين متفرغين للعمل الاستشاري.
سعة نطاق الاستشارات وآثارها، إذ تعم في الغالب معظم التقسيمات التنظيمية للجهات المستشيرة، وعلى مدى زمني طويل.
ترتكن الإدارة العليا على نتائج الاستشارات في خططها وقراراتها وتوجهاتها.
متطلبات الاستفادة من المستشارين
من الناحية النظامية:
صدور التراخيص الرسمية من الجهات المختصة لمزاولة الجهات المستشيرة لمناشطها، بحيث تستند الاستشارة على نظامية المستشيرين، وأيضا نظامية موضوع الاستشارة.
وجود أنظمة، أو لوائح، تنظم علاقات الجهات المستشيرة بغيرها من الأفراد، والجهات، يعمل المستشارون في ظلها وفي إطارها.
توفير الأنظمة واللوائح الخارجية التي تحكم أعمال الجهات المستشيرة.
من الناحية الإدارية:
توافر قناعة لدى إدارات الجهات المستشيرة بأهمية الاستشارات في وقت معين، لموضوعات معينة.
تحديد المطلوب من المستشارين بدقة ووضع جدول زمني لعملهم.
توفير العناصر المساعدة للمستشارين، مثل السكرتارية والمعلومات والاعتمادات المالية المناسبة والدراسات السابقة حول موضوعات الاستشارات.
من الناحية التنفيذية:
توافر القناعة التامة لدى الإدارة بأهمية الاستشارة وكفاءة المستشارين وتناسب أعدادهم وخبراتهم مع المطلوب منهم.
صدور تعميم لبيان أهمية الموضوع الذي يبحثه المستشارون للجهة المستشيرة وللموظفين.
عقد اجتماعات دورية بين المستشارين بعضهم البعض، وبينهم وبين الإدارة التي كلّفتهم بإجراء الدراسات الخاصة بالاستشارة.
اختبار النماذج التي أعدت لإجراء الاستشارة.
من الناحية التنظيمية:
وجود خطة معتمدة لجميع أعمال الجهات المستشيرة.
وجود هيكل تنظيمي معتمد.
توافر وسائل حديثة لمتابعة الأعمال ومراقبة تطورها.
تحديد المهام والصلاحيات بدقة.
عدالة سياسات التوظيف.
مرونة الإجراءات من حيث الخطوات والنماذج.
عدم تأجيل حل المشكلات التي تواجههم أولاً بأول.
من الناحية التنسيقية:
اختيار الوقت المناسب لتقديم الاستشارة.
تحديد مراحل العمل الاستشاري.
وضع جدول زمني للاستشارة.
التقييم المتواصل لنتائج الاستشارة من قبل جهات متخصصة في إطار جدولة الاستشارة، وتعبئة نماذج متفق عليها لمتابعتها.
التنسيق مع الأعمال الأخرى لدى الجهات المستشيرة حتى لا يتعطل سير العمل بحجة التعاون مع المستشارين.
انتظام تقديم تقارير الإنجاز والأداء.
التخصص والخبرة
يخطئ بعض المستشيرين في تقدير ما يمكن للمستشارين تقديمه لهم، وهذا الصنف من المستشيرين يظن أن للمستشارين قدرات خارقة، أو إمكانات غير عادية وأن بإمكانهم حلّ الألغاز الوظيفية بسهولة تامة.
ولا يمكن إنكار كفاءة العديد من المستشارين وبخاصة إذا ما كلّفوا بتقديم مشورة لموضوعات تدخل في نطاق تخصصهم، ويستفيدوا من خبراتهم السابقة في أداء مهمتهم، بحيث يكلف المستشار المناسب بالعمل المناسب، وفي الوقت المناسب، وبالإمكانات المناسبة.
كيفية الاستفادة من وقت المستشارين
عدم إشغالهم بأمور إجرائية يمكن أن يؤديها غيرهم.
جمع ما يخص موضوع الاستشارة من الجهات ذات العلاقة، وتقديمها لهم قبل وقت كاف من بدء العمل الاستشاري.
توفير العدد المناسب من المستشارين ومساعديهم.
التأكد من أن مواعيد الإجازات السنوية لفريق العمل الاستشاري، كله أو بعضه، لا تتعارض مع أداء العمل.
تأمين الأدوات المساعدة للعمل الاستشاري.
التأكد من مناسبة برامج الحاسب الآلي المستخدمة من قبل المستشارين مع تلك المستخدمة في الجهة المستشيرة وبخاصة إن كان فريق العمل خارجياً.
عمل اجتماعات دورية بين المستشارين لتصويب مسارات الاستشارة أو لمواجهة الصعوبات التي تصادفها.
تهيئة أجواء العمل لتأدية ما هو منوط بهم.
صرف مستحقات المستشارين
من المهم وضع ميزانية تقديرية للاستشارة، وصرف استحقاقات المستشارين في مواعيدها المتفق عليها إن كانوا خارجيين، أو صرف رواتبهم بانتظام إن كانوا من داخل الجهة المستشيرة، لأن ذلك سيمثل حافزاً لهم لتقديم المزيد من الأفكار المفيدة، والتقيد بخطة العمل، وعدم انشغالهم بأمور خارج نطاق الموضوعات التي يبحثونها.
تدريب المستشارين
يخطئ من يظن أن المستشارين لا يحتاجون إلى تدريب، إذ إن طبيعة أعمالهم تتطلب التنمية المتواصلة لمداركهم ووقوفهم باستمرار على المستجدات في مجالات الإدارة والتقنية والبحث العلمي، كما تتطلب استيعابهم لكل ما هو جديد في الأنظمة التي تحكم أعمالهم وأعمال الجهات المستشيرة.
ويفيد حضور المستشارين لدورات تدريبية متخصصة ومتقدمة في عدد من الأمور، منها:
لقاء المستشارين الآخرين التابعين للجهات الأخرى يسهم في تبادل جانب من خبراتهم، والاستفادة من تجاربهم.
تطوير أفكار المستشارين وثقافاتهم.
إعدادهم في جهاتهم لدراسات مستقبلية تتطلب حضور تلك الدورات.
تغيير الروتين اليومي في العمل المكتبي يحفزهم لتقديم المزيد من العطاء.
الإسهام مع باقي المستشارين في طرح الأفكار الجديدة والمفيدة ، ودراسة الحالات التي تتضمنها الدورات.
فرصة لمطالعة أحدث المؤلفات، والآراء من خلال المراجع المتوافرة في مكتبة مركز التدريب، وتقديم بحوث ودراسات في إطار الدورات.
التعرف على مستشارين يمكن الاستفادة منهم مستقبلاً في تقديم بعض الاستشارات.
تكريم المستشارين
يعوّل كثيراً على حفز المستشارين مادياً ومعنوياً، ومن الوسائل المقترحة لذلك تكريمهم عقب انتهاء مهماتهم التي استغرقت منهم جهداً ووقتاً ملحوظين في حفل تقيمه الجهة المستشيرة تحضره الإدارة العليا والمستشارين والإدارات التي تعاونت معهم، أو كانت محلاً لدراساتهم واستشاراتهم.
خاتمة
إن كان من المنطقي الاستفادة من الموظفين بجميع مستوياتهم، فمن باب أولى ينبغي الاستفادة من المستشارين لدورهم المحوري في الإدارة والتطوير، ولتكلفتهم المرتفعة عن باقي الموظفين، ولأن نتائج أعمالهم بعيدة المدى وطويلة المفعول ولاستثمار خبراتهم فيما يفيد الجهات المستشيرة، ولإثراء مكتبة الدراسات بها.
مستشار إداري - المدينة المنورة
بريد إلكتروني aboahmad_mobark@yahoo.com