نسمع كثيرا بكلمات (المشروع) أو (إدارة الحياة) ولكن معاني هذه الكلمات قد تفهم على نحو متغاير باختلاف الأشخاص , فقد تعني كلمة المشروع –على سبيل المثال- خطة أو اقتراحا أو تعهدا – أو قد تعني حرفيا الحركة نحو الأمام , إذن , ما الذي نقصده حقا عندما نستعمل هذه الألفاظ؟
ما هي إدارة المشاريع؟
المشروع عمل يجب أن ينجز , وله نقطة نهاية معروفة , ففي الأعمال تعني كلمة مشروع عادة مجموعة من الأنشطة المترابطة معا بعلاقة متبادلة فيها مجموعة من الأفراد يعملون جنبا إلى جنب بمهمة لمرة واحدة ولمدة زمنية قد تكون شهرا واحدا وحتى ثمانية عشر شهرا.
فمثلا , وضع تصميم لسيارة جديدة يمكن أن نسميه مشروعا , حيث يعمل جماعة من الأشخاص معا في تصميم السيارة وصنعها واختبارها وادخال التعديلات في التصميم , ثم ينتهي المشروع حالما تدخل السيارة الجديدة مرحلة الإنتاج , وتنتقل مسؤولية الإنتاج الى دائرة أخرى أو وحدة أعمال مستمرة.
ملاحظة :
عندما ينتهي المشروع ويبدأ الإنتاج المستمر لا يفتأ المدير يستخدم مهارات إدارة المشروع ونفسها ليحافظ على إستمرارية العملية الإنتاجية .
ماهي مراحل دورة حياة المشروع ؟
سواء أكنت مسؤولا عن تصميم سيارة جديدة , أو عن تطوير موقع إلكتروني أو عن تحريك شركة ما أو كنت تراقب عملية تدقيق حساب خارجي أو كنت تطلق مكوك فضاء , أو مسؤولا عن تنظيف موقع حصلت فيه كارثة أو تحديث منظومة معلومات أو أي واحد من مئات الأنواع من المشاريع فسوف تمر بالمراحل نفسها من حياة المشروع.
لدورة حياة المشروع نموذجي أربع مراحل متميزة , هي :
1- التخطيط
2- البناء
3- التطبيق
4- الختام
ولكل مرحلة من هذه المراحل مجموعة خاصة من الأهداف والأنشطة والأدوات والمهارات , وعلى مدير المشروع أن يعرف هذه الأهداف ويدركها جيدا وأن يعد لكافة الأنشطة , ويستخدم كل مجموعة من الأدوات والمهارات كلما دعت الحاجة.
تدخل الأنشطة والمهارات مع أن لكل مرحلة من هذه المراحل مزاياها الخاصة وخصائصها إلا أن المهام والأنشطة الرئيسية لهذه المراحل الأريع قد تتداخل ويعاد تكرارها في معظم الحالات , فمثلا تبدأ عادة مرحلة التخطيط , برقم مدور للميزانية وبموعد نهائي مقدر للمشروع .
ولكن حالما تدخل مرحلة البناء تشرع في تحديد تفاصيل خطة المشروع , فتعطيك هذه التفاصيل معلومات جديدة , وتجد نفسك تعود إلى مرحلة التخطيط لتعيد النظر في الميزانية وبرنامج العمل