تنقسم الدفاتر التجارية إلى دفاتر إلزامية ودفاتر غير إلزامية وسوف نوضح بالتفصيل كلاً النوعين بالتفصيل كما يلى :
1- الدفاتر التجارية الإلزامية :
بالإضافة إلى دفتر اليومية والجرد , ألزمت المادة 24 من قانون التجارة كل تاجر أن يحتفظ بصورة من المراسلات والبرقيات.وإذا كان من الصحيح أن الملف الذى تحفظ فيه صور المراسلات والبرقيات لا يرقى أن يكون دفتراً تجارياً, إلا أنه يتفق مع الدفتر المشار إليها فى أنه ملزم للتاجر.وبناءً على ذلك يمكن القول بأن الدفاتر الإلزمية تتمثل فى ثلاثة هى :
1- دفتر اليومية .
2- دفتر الجرد .
3- ملف المراسلات والبرقيات والفواتير .
أولاً : دفتر اليومية :
يعتبر دفتر اليومية أهم الدفاتر التجارية كافة. وتبدو أهمية هذا الدفتر من إهتمام القانون بتنظيمه من خلال المادة 22 من قانون التجارة. ويفهم من نص هذه المادة أنه من الممكن أن ينقسم دفتر اليومية إلى دفتر يومية أصلى ودفتر يومية مساعد, ولكل منهما دوره على النحو التالى:
أ- دفتر اليومية الأصلى
القيود التى يتضمنها الدفتر:
ويتحدد فى هذه الدفاتر العمليات التى يجب أن تقيد فى هذه الدفاتر . وتتمثل هذه العمليات فى :
- جميع العمليات التجارية التى يجريها التاجر- المسحوبات الشخصية للتاجر.
- المسحوبات الشخصية للتاجر.
* ويتضح من هذه القيود التى يجب أن تسجل فى الدفتر أنه سجل يومى لحياة التاجر تقيد فيه كافة العمليات التى يقوم بها . وبطبيعة الحال, يقصد بهذه العمليات تلك العمليات التجارية المرتبطة بالنشاط التجارى الذى يمارسه لا العمليات المدنية. ومن أمثلة هذه العمليات عمليات البيع والشراء وسداد الديون وتحصيلها وإقراض الأموال أو اقتراضها..
* ويتضمن الدفتر كذلك المسحوبات الشخصية للتاجر كما لو كان قد حدد لنفسه راتباً عن إدارة المشروع, أو مصروفاته الشخصية هو وأسرته , أو الأموال التى يخرجها زكاة أمواله أو تبرعاً منه.
* ويقصد القانون من ضرورة قيد هذا البيان التعرف على مدى حرص التاجر فى صرف أمواله ومدى البذخ أو الإسراف فى أمواله خاصة عند تحديد أسباب إفلاسه.
- طريقة القيد فى الدفاتر :
بلغ إهتمام القانون بدفتر اليومية إلى أنه نظم طريقة القيد به . وتطبيقاً لذلك نصت الفقرة الأولى من المادة 22 على أنه :
- بالنسبة للعمليات التجارية التى يجريها التاجر فى يومه , تقيد هذه العمليات بالتفصيل يوماً بيوم.
- بالنسبة للمسحوبات الشخصية , تقيد إجمالاً شهراً بشهر.
- ويتضح من ذلك أن المشرع أوجب قيد العمليات التجارية المختلفة التى يجريها التاجر كل يوم على أن تقيد هذه العمليات بالتفصيل بحيث تقيد كل عملية منفصلة عن الأخرى من حيث نوعها والتاجر الذى الذى تعامل معه , ووقت المعاملة ومقابلها المالى.
- أما بالنسبة للمسحوبات الشخصية التى تخص التاجر أو تخص أسرته, فتقيد كل شهر وبشكل إجمالى حتى لا يكون لبقيد التفصيلى كشفاً لأسرار التاجر الشخصية , ومساعداً على الخلط بين حياة التاجر التجارية وحياته الشخصية.
ب- الدفتر المساعدة:
إذا زاد نشاط التاجر وكثر عملاؤه وتشعبت علاقاته, فسيكون من النتعذر عليه تخصيص دفتر يومية واحد يقيد فيه كل المعاملات والمسحوبات الشخصية له. لهذا تبدو الحاجة الملحة لهذا التاجر أن يمسك أكثر من دفتر يخصص كل دفتر لقيد نوع من العمليات حتى يسهل الرجوع إليه.
وتسمى هذه الفاتر الجديدة " الدفاتر اليومية المساعدة "
- وجد أجاز القانون للتاجر أن يمسك هذه الدفاتر المساعدة فى المادة 22/2 من قانون التجارة الجديد بقوله " للتاجر أن يستعمل دفاتر يومية مساعدة لإثبات تفصيلات الظانواع المختلفة من العمليات التجارية. وفى هذه الحالة يكتفى بقيد إجمالى لهذه العمليات فى دفتر اليومية فى فترات منتظمة. فإذا لم يتبع هذا الإجراء إعتبر كل دفتر مساعد دفتراً أصلياً .
- وإستناداً إلى هذا النص يجوز للتاجر أن يمسك دفاتر يومية مساعدة لدفتر اليومية الأصلى , ويسجل فى هذه الدفاتر العمليات اليومية الخاصة بنوع معين من العمليات, كأن يخصص دفتراً للمشتريات وأخر للمبيعات وثالث للأوراق التجارية (شيكلت وكمبيالات)
وفى الحالة التى يقرر فيها التاجر ضرورة مسك الدفاتر المساعدة ,فهو غير ملزم بأن يفرغ محتوياها فى الدفتر الأصلى بكل تفصيلها , فالقانون يجيز له أن يفرغ مضمونها بشكل إجمالى بعيداً عن التفصيل
ثانياً : دفتر الجرد :
دفتر الجرد هو الدفتر الإلزامى الثانى الذى إهتم القانون بتنظيمه. وتنظم أحكام القيد فى هذا الدفتر المادة 23 من قانون التجارة بقولها "يقيد فى دفتر الجرد تفصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر فى أخر سنته المالية أو بيان إجمالى عنها إذا كانت تفصيلاتها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة. وفى هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر أو القوائم جزءاّ متمماً لدفتر الجرد الأصلى . وقد أضافت الفقرة الثانية من هذه المادة قيداً جديداً إلى هذا الدفتر بنصها على أن يسجل فى الدفتر صورة الموازنة العامة السنوية لنشاط التاجر المالى , وكذلك حساب الأرباح والخسائر .
ويتبين بوضوح من هذا النص أن القيود التى يجب تسجيلها فى دفتر الجرد نوعين :
النوع الأول: ويتمثل فى أن دفتر الجرد يحصر فيه أصول وموجودات التاجر فى كل عام على حده. فالتاجر ملزم بأن يقيد فى هذا الدفتر تفاصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر فى نهاية كل سنة مالية. ومن ثم يقع على عاتق التاجر فى نهاية كل سنة أن يقوم بحصر وبفرز البضاعة التى توجد فى محله ويقيدها فى دفتر الجرد لديه.
وإذا كانت هذه البضاعة مسجلة فى دفاتر أخرى أو قوائم مستقلة يحتفظ بها التاجر بعيداً عن دفتر الجرد, ففى هذه الحالة لم يشأ القانون أن يرهق التاجر بإعادة نقل تفاصيل هذه البضاعة إلى الدفتر الأصلى وإنما يكتفى التاجر بأن ينقل بيانها الإجمالية إلى دفتر الجرد.
ولا بد للإشارة إلى أن نص القانون يذكر صراحة أن الذى يقيد فى هذا الدفتر هو تفاصيل البضاعة لا كل أموال التاجر من منقولات وعقارات أو ديون له قبل الغير. فهذا القيود الأخيرة ربما يكون موضعها الميزانية لا دفتر الجرد. ومن ثم فدفتر الجرد هو دفتر خاص بالبضاعة.
النوع الثانى : يتمثل هذا القيد فى صورة من الميزانية العامة للتاجر وذلك إن لم يكن قد أقر دفتراً خاصاً لهذه الميزانية. والأصل أن الميزانية العامة تكون من جانبين , يقيد فى الأول مفردات الأصول , ويقيد فى الثانى مفردات الخصوم. ومن ثم يلتزم التاجر ببيان ماله من أصول وما عليه من خصوم. ويجب أن يقيد التاجر فى دفتر الجرد أيضاً صورة من حساب الأرباح والخسائر له عن سنة كاملة.
ثالثاً ملف المراسلات والبرقيات والفواتير
فى البداية يجب القول بأن ملف المراسلات والبرقيات ليس من الدفاتر التجارية, فهو لا يرقى إلى مصاف الدفاتر , ولكن القانون ألز التاجر أن يحتفظ بصورة من المراسلات والبرقيات وغيرها من الوثائق التى يرسلها أو يتسلمها لشئون تجارته. ويكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها المراجعة.
ويمكننا أن نبدى بعض الملحوظات على هذا النص تتمثل فى الأتى :
1- أن الأمر لا يتعلق بدفتر تجارى وإنما يتعلق بملف تحفظ فيه مستندات صادرة من التاجر أو مرسلة إليه. وتتمثل هذه المستندات وصورة من الفواتير الصادرة منه أو إليه.
2- أن القانون ترك للتاجر حرية تنظيم هذا الملف, فلم يحرص على خلاف الدفاتر التجارية على تنظيم أحكامه. وكل ما تطلبه المشرع أن يكون الحفظ بطريقة تسهل الرجوع إلى الدفاتر وفهم
المستندات الموجودة فيه.
3- وضع القانون قاعدة عامة لإلزام التاجر بمسك الدفاتر التجاري وهى أن يزيد رأس ماله المستثمر فى التجارة عن عشرين ألف جنيه.وإذا كان القانون لا يعتبر ملف المراسلات والبرقيات من الدفاتر التجارية,فإنه يثور التساؤل عما إذا كان التاجر ملزماً بهذا الملف حتى ولو كان رأس ماله يقل عن عشرين ألف جنيه. أم أن إلتزام التاجر بمسك هذا الملف تابع لإلتزامه بمسك الدفاتر التجارية, ومن ثم يعقى منه فقط إذا كان معفياً من مسك الدفاتر التجارية.
- يختلف الفقهاء فى الإجابة عن هذا السؤال. فالبعض رأى أن التزام التاجر بحفظ هذا الملف يخضع للقاعدة التى تخضع لها الدفاتر التجارية. ومن ثم لا يلتزم بحفظ هذا الملف سوى التاجر الذى يزيد رأس ماله المستثمر عن عشرون ألف جنيه. ويرى رأى أخر أن التزام التاجر بحفظ ملف المراسلات والبرقيات مستقل عن التزامه بمسك الدفاتر التجارية. وأبلغ دليل على ذلك أن القانون لم يذكر هذا الملف صراحة ضمن الدفاتر التجارية الإلزامية التى يلزم التاجر بمسكها. كما أن النص القانونى يتحث عن الدفاتر التجارية , والمعروف جيداً أن ملف المراسلات والبرقيات ليس دفتراً, وإنما ملف توضح فيه صور مستندات وبرقيات.
2- الدفاتر التجارية الأخرى:
ألزم القانون التاجر بمسك الدفاتر التجارية التى تقتضيها طبيعة تجارته, وذكرعلى سبيل الخصوص دفترى اليومية والجرد. ومعنى ذلك أن التاجر ملزم ليس فقط بمسك دفترى اليومية والجرد, ولكن بمسك كل الدفاتر التى يرى أنها ضرورية لتجارته.
- وتجدر الإشارة إلى أننا لا يمكننا أن نصف هذه الدفاتر بأنها اختيارية للتاجر أو إلزامية بشكل عام. فقد تكون هذه الدفاتر إلزامية لتاجر واختيارية لتاجر أخر.فالمعيار كما أوضحنا هو مدى ضرورة هذه الدفاتر لتجارة التاجر. فإذا كانت ضرورية وتستلزم طبيعة التجارة , تكون إلزامية,وإذا كانت غير ضرورية ولا تستلزمها طبيعة التجارة, تكون إختيارية.
وهذه الدفاتر التجارية هى :
1- دفتر التسويدة :
قد لا يكون لدى التاجر وقت كافى لتسجيل معاملاته اليومية أو مسحوباته الشخصية فى ذات الوقت الذى تتم فيه, ولذا يقوم بقيد هذه العمليات بسرعة وبشكل منتظم فى دفتر يسمى دفتر التسويدة تمهيداً لنقلها بعد ذلك بشكل منظم إلى دفتر اليومية . ومن ثم فإن دفتر التسويدة يعتبر دفتر احتياطياً أو مساعداً لدفتر اليومية الأصلى.
2- دفتر الصندوق :
يسمى هذا الدفتر كذلك "دفتر الخزانة". ويسجل فى هذا الدفتر حركات النقود منه وإليه . وبمعنى أخر دفتر الخزانة أو الصندوق هو دفتر خاص بالأموال التى تدخل فى خزانة التاجر وتلك التى تخرج منها. ويتمثل هذا الدفتر أهمية كبيرة للبنوك حيث يرصد حركة الأموال من وإلى هذه الخزينة. وفى الغالب ما تنشأ البنوك الكبيرة خزينتين تخصص أحدهما للصادر والأخرى للوارد ومن ثم يكون هناك دفتران للصندوق أو الخزانة فى البنوك.
3- دفتر المخزن :
يسمى هذا الدفتر أيضاً " دفتر المشتريات والمبيعات" . وإذا كان دفتر الخزانة يهتم بحركة الأموال , فإن دفتر المخزن يهتم بحركة البضائع . فترصد فى هذا الدفتر البضائع التى دخلت فى مخزن التاجر , وكذلك البضائع التى تخرج منه . وفائدة هذا الدفتر تكمن فى معرفة مقدار البضاعة التى تعامل فيها التاجر خلال مدة معينة, وضبط نشاط التاجر بالتحكم فى البضائع التى تدخل له وتخرج منه.
4- دفتر الأوراق التجارية :
يتضح جيداً من اسم هذا الدفتر أنه تقيد فيه حركة الأوراق التجارية التى يتعامل فيها التاجر. فيقيد التاجر الشيكات والكمبيالات والسندات التى تعتبر ديناً عليه , وتلك التى تعتبر حقاً له تجاه الغير.
- وتبدو أهمية هذا الدفتر فى أنه يدل التاجر على نوع الورقة
التجارية المطلوب استحقاقها أو تحصيلها والمبالغ المطلوبة منه أو له ومواعيد الإستحقاق أو القبض .
" خلاصة القول ينظم هذا الدفتر كل المسائل المتعلقة بالأوراق التجارية لصالح أو ضد التاجر ".
5- دفتر الأستاذ :
يعتبر هذا الدفتر من أهم الدفاتر التجارية التى يمسكها التاجر لتنظيم تجارته . وترجع أهميته إلى أمرين هما :
الأمر الأول : هو أن القيد فى هذا الدفتر يتم بشكل سهل وبسيط . فعلى خلاف دفتر اليومية الذى تسجل فيه القيود استناداً إلى تواريخ وقوعها, فإن تسجيل القيود فى دفتر الأستاذ يكون على أساس وحدة العمليات أو وحدة العميل ذاته . فكل عميل أوعميلة تخصص له أولها صفحة مستقلة لبيات كل المعاملات المتعلقة به أو بها.
الأمر الثانى : يسمح هذا الدفتر بالتعرف على حركة نشاط التاجر حيث يعتبر السجل النهائى الذى تصب فيه كل الدفاتر الأخرى . ومن ثم يكون من السهل التعرف والحكم على نشاط التاجر من خلال الإطلاع على ما هو مدون فى هذا الدفتر.
- ويحكم القيد فى دفتر الأستاذ قاعدة " القيد المزدوج" والتى تعنى أن تقيد العمليات مرتين فى حسابين مختلفين للتاجر . فمرة تسجل فى الجانب المدين ومرة تسجل فى الجانب الدائن.