دراسة النظام القائم
1- الدراسة التمهيدية
a. تعريف المشكلة
b. وضع الأهداف
c. دراسة الجدوى
d. إعداد الخطة
2- الدراسة التفصيلية
a. جمع البيانات
b. تسجيل البيانات
الدراسة التمهيدية : وهي الطور الأول من أطوار حياة النظام , و تسمى أحيانا بمرحلة تخطيط النظام , أو مرحلة التعريف بالنظام
تهدف هذه المرحلة إلى التعرف على المشكلة و طبيعتها و أبعادها و تكون فهم عام لها , فليس الغرض من هذه المرحلة التعرف على دقائق المشكلات التي قد توجد في النظام القائم , أو تقديم حلول مطلقة وفورية لهذه المشاكل ولكن فقط من اجل أجراء تغطية أو مسح عام للنظام الحالي مع إمكانية تطويره أو تغييره أو الإبقاء عليه
في هذه المرحلة يكمن دور الإدارة في مساعدة محلل النظام في إنجاز هذه المرحلة
تعريف المشكلة
حتى يستطيع محلل النظام أن يعرف المشكلة بالطريقة الصحيحة يجب أن يقوم بعملية مسحية للمنظمة و لنظام المعلومات القائم بحيث يشمل التالي :
1- خلفية تاريخية عن المنظمة : وهذه الخلفية تتيح للمحلل بالإضافة لتكوين فكرة عامة عن المنظمة أن يتتبع أنواع و توقيتات و أسباب اتخاذ قرارات معينة مما يجعله متآلفا مع طبيعة عمل المنظمة
2- الهيكل التنظيمي للمنظمة : على محلل النظام أن يكون ملما إلماما كاملا بالهيكل التنظيمي في المنظمة كقطاعات و كمستويات إدارية وموقع نظام المعلومات من هذا الهيكل كما يجب أن يكون على اطلاع و معرفة بالعلاقات و خط سير الإجراءات و المعلومات بين أجزاء هذا الهيكل التنظيمي
3- المعدلات المالية و الإدارية :وهذه المعدلات مثل معدلات الربحية , المبيعات , المخزون , ويجب الحصول على هذه المعدلات عبر عدة سنوات متتالية , ليمكن مقارنتها مع غيرها من المنظمات ليتسنى معرفة مدى التطور في نشاط المنظمة و موقعها بالنسبة للمنظمات الأخرى لغرض تحسين نقاط الضعف و أماكنها
4- آراء العاملين: تختلف آراء العاملين في منظمتهم وإجراءات سير العمل بها فمنهم من يدلي بآراء معاكسة ،وعلى محلل النظم أن يكون قادرا على التمييز بين آراء الفريقين ليتمكن من استخلاص الحقائق .
وضع الأهداف :
بعد تعريف المشكلة وتحديد أبعادها و ذلك بتحديد مواطن الضعف بالنظام القائم فإنه يمكن بعد ذلك وضع الأهداف بدقة , و الهدف هو غاية يخطط للوصول إليها يجب أن يتوفر فيها الاعتبارات التالية
1- أن يكون معرفا بوضوح : مثلا أن الهدف هو زيادة الأرباح عن طريق تقليل تكلفة المواد الخام أو زيادة المبيعات أو زيادة السعر أو رفع هامش الربح
2- يجب أن يكون الهدف محددا كميا : كأن يقال الهدف زيادة الأرباح بنسبة 10% أو خفض نسبة التكلفة بمعدل 20 %
3- أن يكون الهدف محددا زمنيا : وذلك بتعيين الوقت أو الفترة اللازمة لتحقيق هذا الهدف كأن يقال زيادة نسبة الأرباح بمعدل 10% في السنة
4- أن يكون الهدف قابلا للتحقيق : فمن المرغوب أن يكون الهدف طموحا , و لكن يجب ألا يتحول هذا الطموح إلى جموح أو إغراق في التفاؤل غير المبرر فيجب أن يكون الهدف طموحا في حدود الإمكانات
دراسة الجدوى :
يمكن التمييز بين نوعين رئيسيين من دراسة الجدوى هما
1- الجدوى الفنية : وهي المتعلقة بالتكنولوجيا المستخدمة و إمكانية تطويرها
2- الجدوى الاقتصادية : وهي تلك المتعلقة بالنواحي المالية و الاقتصادية لمعرفة أن كان المشروع جدير بالتنفيذ أم لا من الناحية الاقتصادية ويتم ذلك بما يلي
1. حصر التكاليف : و تشمل جميع التكاليف التي ستترتب على النظام الجديد بما في ذلك تكاليف دراسة النظام و تصميمه و تشغيله
2. حصر المنافع : وتشمل جميع المنافع و العائدات النقدية و غير النقدية ( مجموعة معلومات لها تأثير في اتخاذ القرارات )
3. تقييم البدائل : ويستخدم في ذلك معايير متعددة منها
1.. فترة الاسترجاع : يقوم هذا المعيار على احتساب عدد السنوات التي يتم بعدها استرجاع تكاليف النظام فالمشروع الذي يستلزم فترة أقل يفضل على ذلك الذي يحتاج فترة أطول .
2.. الكفاية الحدية للاستثمار : و يقصد بها معدل العائد المتوقع الذي يحققه النظام بعد تغطية كامل التكاليف
3.. مقارنة تكاليف النظام الجديد بالنظام الحالي : حسب هذا المعيار تتم مقارنة تكلفة النظام الجديد بتكلفة النظام القائم و ذلك وفقا لما يلي
1... حساب تكاليف تشغيل النظام الجديد خلال العمر الافتراضي المتوقع له
2... حساب تكاليف تشغيل النظام القائم من خلال العمر الافتراضي للنظام الجديد و يجب تقدير متى يفشل النظام القائم في العمل بكفاءة أو متى يمكن أن يتوقف عن العمل
3... مقارنة التكاليف في كلا النظامين
تقرير دراسة الجدوى :
بعد الانتهاء من دراسة الجدوى يقوم محلل النظم أو فريق العمل بأعداد تقرير مفصل بهذه الدراسة و ذلك لإعلام إدارة المنظمة بالمشكلة و أسبابها و عادة هذا التقرير يشمل على ما يلي
1- تعريف المشكلة ووصفها
2- أهداف النظام الحالي وهل تحقيقها أولا و مدى القصور أن وجد في تحقيقها
3- أهداف النظام الجديد المقترح ومدى قابليتها للتحقق اقتصاديا و فنيا
4- وصف مقارن للنظامين الحالي و المقترح , ويجب على محلل النظام أن يضمن تقريره رأيه الشخصي و أفكاره عن هذين النظامين
5- قائمة مقارنة بالتكاليف المتوقعة و المنافع لكل من النظامين الحالي و المقترح
6- التوصيات و المقترحات التي يراها محلل النظم , و يجب أن تكون هذه المقترحات مبررة حق و تشمل الخرائط و الرسوم البيانية و الصور و المخططات
إعداد الخطة
بإعداد الخطة يجب الآخذ بعين الاعتبار ما يلي
1- الموارد المطلوبة
2- تقدير التكاليف اللازمة لكل مرحلة من المراحل
3- الوقت اللازم لإنجاز جميع مراحل النظام و جدولته