اذا حددنا ماذا نريد ان نكون عليه غدا، سيسهل تحديد ما يجب علينا فعله في يومنا الحاضر، بمعنى اخر أي خطة لتحسين توظيف الوقت تتوقف على مدى وضوح أهدافك المستقبلية
وهذه قاعدة أساسية في التخطيط الناجح خلاصتها العملية: من المفترض _اذا أردنا أن نقضي يومنا بطريقة صحيحة_ ان هناك 5 جوانب تحدد ما نقوم به فى يومنا:
1 - اعمال تؤدى لتحقيق اهداف طويلة الأمد
2 - اعمال تؤدى لتحقيق اهداف قصيرة الأمد
3 - اعمال تؤدى لتحقيق اهداف طارئة ملحة
4 - اعمال روتينية ضرورية
5 - وقت ترفيه عن نفسك
و لكن معظم الناس يقضي يومه بين الامور الطارئة و الاعمال الروتينية وقليلا ما نجد الوقت لتنفيذ الاعمال التي تحقق اهدافنا الفعلية، سواء علي المدى القريب او البعيد، بل و ربما لا نجد وقت الترفيه لنفعل ما نحب من هوايات
فمعظمنا يقضي يومه منذ أن يستيقظ و حتى نومه في الانتقال بين الاعمال دون تمييز بينها، او حتى اختيارها، وهذا كله إنما يحدث لفقدان الادراك الذهنى بعملية التخطيط، فغياب التخطيط يهيئ ذهنك الى ان يتقبل كل ما يعرض عليه من اعمال، حتى وان كانت لا تفيد، بينما التخطيط المسبق يضع الذهن في حالة من الاستعداد والتمييز و المفاضلة بين ما يطرا عليه من أعمال.
اضافة لهذا شعورك و احساسك عند التخطيط، شعورك الدائم هو الحماس، عندما تشعر انك تنتقل من عمل لاخر لتحقق اهدافك، ستشعر بمنتهى الحماس وذلك سيعطيك قوة كبيرة تعينك على العمل لتحقيق أهدافك وهكذا تدخل في دائرة مغلقة من الحماس و ازدياد قوة الحركة نحو أهدافك، و مع كل ذلك تستمتع بما تفعله لأنك تختار ما تعمل و بالتالي تتخلي عن الاشياء الغير ضروروية أو غير هامة، وانما تنشغل بما يفيدك و يؤدي الى تحقيق أهدافك و عند ذلك يتحول الجهد المبذول الى طاقة دفع مثل التي نراها عندما تشاهد مبارة كرة قدم فريقها متحمس الي الفوز فاستشعار نشوة و سعادة الفوز يجعل التركيز في كل حركة ليصنع منها الفوز يجعل المجهود المبذول ،مثال ذلك الطالب المجتهد في دراسته، فما يعينه على استمرارية المجهود هو هدفه لتحقيق التفوق، فمن عرف ما يطلب هان عليه ما يبذل وهذه فائدة.
بينما في غياب التخطيط يصبح شعورك هو التخبط و الارهاق والتعب و الضيق و هذا لانك تنشغل باعمال انت تعرف في قرارة نفسك انها لا تنفعك.
و لنمتلك مهارة التخطيط الجيد سنقوم بعمل تمرينين، الأول لتحليل طريقتنا الفعلية في توظيف الوقت، والتمرين الثانى في كيفية تخطيطنا الذهني.
التمرين الأول : تحليل طريقتنا الفعلية في توظيف الوقت:
يمكن للخيال ان يخدعنا و لكن الواقع لا يخدع مطلقا، فنحن لا ندرك حقيقة استخدامنا للوقت الا عندما نقوم بهذا التمرين كل ما عليك، ان تقسم يومك الى فترات زمنية قصيرة، و ليكن كل نصف ساعة أو ساعة _ يمكن فعل ذلك علي مدار اليوم كاملا او تخصص على مدار يوم العمل كما تحب_ و سجل ذلك لمدة أسبوع.
وقم بتسجيل بالأنشطة التي قمت بها في الفترة الزمنية المنقضية:
لكي يكون ذلك أسهل و أكفأ راعي الاتي:
1 - أن يكون حجم السجل صغيرا يمكن ان تحفظه في الجيب اينما كنت.
2 - أن تدون ملاحاظاتك في الحال و لا تستثنى معظم التفاصيل
3 - اجعلها مختصرة و سهلة
بعد ذلك قسم الوحدات الزمنية _ مستخدما لون مميز لكل وحدة_ الي:
1 - اوقات للاعمال الروتينية _ الأحمر _
2 - اوقات للاعمال التى تحقق الأمور الطارئة _الأزرق _
3 - اوقات لتطوير الاهداف _ الأخضر _
و احسب النسبة المئوية لكل منها و ارسم رسما بيانيا على شكل دائرة يبين لك كيف قضيت وقتك خلال الاسبوع.
بعد دراسة هذه النتائج، اسأل نفسك هل هذه هي الطريقة التي أريد ان أقضى بها وقتي و حياتى؟و هل هذه الطريقة هي التي يمكن أن أحقق بها أهدافي؟ أم أني في حاجة الي التغيير؟
بعد القيام بهذا التمرين، يمكن ان تندهش لكمية الوقت التي تقضيها في امور غير مهمة، و كنت لا تلقي لها بالا، و يمكن ان تندهش اكثر عندما تعرف ان كمية الوقت التي تقضيها في اداء اعمالك الهامة و التي تحقق اهدافك الفعلية اقل بكثير من المفترض ان تكون عليه!!.
لا تتضايق من ذلك اذا حدث، فقد وضعت يديك على اول و اهم خطوات التغير للافضل، كل ما عليك ان تنتبه لكيفية قضاء وقتك في الانشطة المختلفة.
لتكون أكثر كفاءة في توظيف وقتك يجب أن تقضي:
60% من وقتك في الأنشطة من المجموعة رقم 3 _اوقات لتطوير الاهداف (الاخضر)
25% من وقتك في الأنشطة من المجموعة رقم 2 _ للاعمال التى تحقق الأمور الطارئة (الازرق)
15% من وقتك في الأنشطة من المجموعة رقم 1 _-اوقات للاعمال الروتينية (الاحمر)
و الواقع يثبت ان معظم الناس يوظف أوقاته بطريقة عكسية كما هو موضح بالرسم:
[IMG]http://nashatblog.com/wp-*******/uploads/2009/06/shart.jpg[/IMG]
اذا قررت ان تغير من نفسك، و ان تقضي وقتك بطريقة افضل، فأليك التمرين التالي لتوضيح احد القواعد الهامة و الأساسية في التخطيط، و التي على اساسها يكون التخطيط ناجح او عكس ذلك (المبدأ نتعرف عليه في النهاية)
التمرين الثانى:كيفية تخطيطنا الذهني:
تخيل كيف تريد أن تقضى يومك؟ اكتب ما تخيلت؟ استغرق في هذا التمرين 10 دقائق، و بعد أن تنتهي من الكتابة
انتقل للسطر التالي (من المهم أن تقوم بالتمرين كما هو موصوف لتحصل على الفائدة التي اعد لأجلها التمرين)
هل توقعت كم من الوقت ستقضيه فى كل عمل تقوم به؟ أعد التخيل مع توقع الوقت المتوقع للانتهاء من عملك ثم اكتبه
هل تخيلت المقاطعات التى من المكمن ان تعطلك عن اعمالك؟ اعد تخيلك مع اضافة المقاطعات التى يمكن ان ترد في طريقك و تخيل كيف يمكن ان تتعامل معها؟
و الآن هل علمت لماذا يتحطم تخطيطنا امام صخرة الواقع، لاننا باختصار نكتفى بمجرد ان نتخيل او نتذكر ما يجب علينا فعله، اي اننا لا نخطط بواقعية.
من التمرينين السابقين:
1 - الانتباه الى كم الوقت الذي نعطيه لأي عمل، و نخلص من ذلك الى قاعدة أساسية جدا و محورية و ستأتى لاحقا عندما نتكلم عن التنفيذ الفعال، و هو مبدأ حد الانتهاء من الأعمال، و هو يشير اختصارا الى أنه يجب تحديد كم الوقت التى تعطيه لاتمام اي عمل تقوم به، حتى يكون الوقت أقل ما يمكن، و هذه طبيعة فطرية فعقلنا عندما يحدد باطار زمنى، فان هذا العمل يشكل هدف له، و عنده تتولد الطاقة لتحقيقه
2 - يجب أن يكون التخطيط واقعيا قدر المستطاع حتى ينجح
3 - عندما تتوقع الأمور التي قد تعطلك عن اهدافك و اعمالك، وتفكر كيف تتصرف معها فذلك يجعلك دائما لها، و يجعلك دوما مسيطرا عليها، كما يجعلها تأخذ أقل وقت ممكن
في المرة القادمة نصف مبادئ التخطيط الفعال ان شاء الله …..