تتضمن القدرة على تنظيم المشاريع ثلاث مراحل هي:
التخطيط:
المشروع عبارة عن مهمات مترابطة تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد، ترتبط سهولة تنفيذ المشروع ونجاحها بفاعلية التخطيط ودقته، وتتضمن ذلك خمس خطوات مهمة وهي:
1- تحديد الهدف: تحديد الهدف بدقة ووضوح يسهل عملية الوصول إليه بثقة وعزيمة.
2- تحليل الكلفة والأرباح: إن معرفة التكلفة والأرباح تعطيك انطباعاً؛ إلى أين ستكون، وكيف تصل إلى هدفك؟
3- تقسيم المشروع إلى مجموعة مهمات بسيطة؛ قد نقف عاجزين أمام المشاريع الضخمة فنراها مستحيلة، بينما لو قسمت إلى مهمات صغيرة لانْقَلَبَ المستحيل إلى ممكن.
4- تحديد المهل اللازمة لإنجاز المهمات: الواقعية هي مفتاح النجاح، ومن ذلك تحديد المهل أو المدة الزمنية التي يستغرقها أداء المهمة بداية ونهاية.
5- تكليف الآخرين بالمهمات إذا دعت الحاجة: يتكون المشروع من عدة مهمات، ومن الصعوبة بمكان أن تسيطر على كل هذه المهمات، لذا لكي تؤدى المهمات بنجاح؛ عليك بتفويض المهام للأشخاص المناسبين، والاستفادة من خبرات وإمكانات الآخرين.
المراقبة:
هدف المراقبة هو التأكد أن المشروع يسير بالاتجاه السليم، وأن العمل ينفذ وفق الخطط المرسومة له مسبقاً، ومعالجة الأخطاء أولاً بأول حسب مبدأ الأولويات، مع حفظ وثائق ولوائح المشروع بشكل منظم؛ حتى يسهل الرجوع إليه بسرعة.
التقييم والمراجعة:
وهي المرحلة النهائية لكل مشروع، حيث يتم وضع معايير ومقاييس لمعرفة مؤشرات النجاح وأسباب الإخفاق أو الفشل عند حدوثه، وحتى نتعلم منها دروساً للمستقبل، كذلك معرفة العوامل التي ساعدت على النجاح، وفي كل الأحوال تعطينا هذه المرحلة دفعة قوية وثبات وخبرة ودراية عند البداية بمشروع آخر.
ترويض الهاتف
يلعب الهاتف دوراً بارزاً في ضياع الوقت، لذا كيف تحد من هذه الاتصالات الهاتفية وتروض هذا الجهاز "المتمرد"؟!.
فخ الهاتف:
لا شك أن الهاتف حلقة تواصل مستمر مع العالم إضافة لقلة كلفته وسرعته، إلا أن سلبيته الوحيدة هي سماحه لأي متصل بالاتصال في أي وقت ولو كان غير مناسب، والأمر يعظم سوءًا إذا كان في أمور ثانوية، والمشكلة طالما رفعنا سماعة الهاتف لا يمكن إنزالها بسهولة، لذلك نظم الاتصالات الهاتفية واختصر المكالمات الثانوية واستفد من المكالمات المهمة إلى أقصى حد ممكن .
الاتصالات غير الضرورية:
هذا النوع من الاتصالات ضرره يلحق بجميع العاملين معك، إضافة إلى إضاعة الوقت الكثير، وعدم القدرة على الرد على الاتصالات المهمة، لذلك اجعل اتصالاتك الهاتفية هادفة وبناءة ومختصرة.
الاتصالات التي نتلقاها:
نحن لا نستطيع تقييم أهمية الاتصال إلا بعد رفع السماعة، لذا كل ما يمكن فعله هو اختصار الحديث في الاتصالات غير المفيدة وإعطاء الوقت الكافي للاتصالات المهمة.
هناك عشرة طرق لتنظيم الاتصالات التي نتلقاها وهي:
1- تحويل الهاتف عندما نكون منشغلين.
2- تخصيص وقت محدد لتلقي الاتصالات يومياً.
3- تأجيل الاتصالات أثناء اللقاءات أو الاجتماعات.
4- مخاطبة المتصل غير المرغوب فيه بحزم واختصار شديد.
5- الطلب من المتصل الاتصال في وقت آخر.
6- تفادي العمل أثناء الاتصال.
7- تفادي تسجيل وتدوين الملاحظات على أوراق مبعثرة.
8- الرد على الاتصال المهم وعند الحاجة.
9- تحضير لائحة من الأعذار لاختصار الاتصالات.
10- الطلب من المستقبل عادة ألا يعطي الأسماء أو رقم التحويلة للأشخاص غير الودَّيين.
الاتصالات التي نجريها:
يسهل التحكم في هذا النوع من الاتصالات لأننا نحن الذين نقوم بالاتصال، وبالتالي نحدد الأشخاص الذين نرغب في التحدث إليهم، إضافة إلى أننا نملك التحكم في مدة المكالمة.
1- تخطيط الاتصال:
علينا أن نسأل أنفسنا قبل إجراء أي اتصال، ما هي المعلومات التي احتاج إليها؟ وما أفضل الطرق؟ وما هي الأوراق التي أحتاج إليها؟!؛ بمعنى أنني أخطط للاتصال قبل الاتصال.
2- إجراء الاتصال:
علينا أن نعتبر أن كل اتصال هو اجتماع مصغر أياً كان موضوع هذا الاتصال من حيث عرض ووضوح الأفكار والمناقشة والتلخيص.
3- بعد الاتصال:
يجب متابعة النقاط والأفكار التي تم التحدث عنها والاتفاق عليها مباشرة أو كتابتها في جدول لمتابعة توجيهها وتنفيذها.
نصائح إضافية
الوقت والسفر:
العديد من المديرين قد يفقدون من وقتهم الكثير أثناء تنقلاتهم، سواء في بلده أو خارجه؛ لذلك من الضروري قبل السفر كتابة لائحة بأهداف الرحلة، والأوراق والمستندات اللازمة للرحلة أو الاجتماعات التي سوف يحضرها؛ وذلك بوضعها في ملف خاص ومرتب يسهل الرجوع إليه عند الحاجة، كذلك يمكن استغلال وقت الرحلة بالاطلاع على المجلات والتقارير والبريد، أو يمكن الاستماع إلى الأشرطة السمعية أو مشاهدة الأشرطة البصرية أو الحاسوب المتنقل للحصول على المعلومات وكتابة القرارات.
القراءة السريعة:
هي طريقة فعالة للقضاء على أكوام الأوراق المتكدسة أو قراءة التقارير أو الملفات الكبيرة؛ بإتباع القراءة المنطقية، وهي البحث عن الملخصات أو خواتيم التقارير، أو مراجعة الوثائق بسرعة بحثاً عن العناوين الأساسية، والنظر إلى الرسوم البيانية، ولتطبيق القراءة السريعة:
1- استخدام دليل على الأسطر كالإصبع أو مؤشر.
2- التركيز على منتصف السطر بدلاً من التركيز على إحدى طرفيه أو كله.
3- قراءة مجموعة كلمات وليست كلمة كلمة.
4- القراءة بصوت منخفض.
خطر الكمالية:
قد يكون الاهتمام مفيد في بعض الأحيان، إلا أنه في معظم الأحيان يكون مضراً بحد ذاته، فقد تكون درجة أعمالنا لبعض المشاريع 90%، ولا داعي لأن نمضي المزيد من الوقت لإتمامها 100% إذ إن ذلك سيكون على حساب أعمال أخرى أكثر أهمية، إضافة لعدم قدرتنا على تعويض هذا الوقت الزائد، إذاً المبالغة في الكماليات تستهلك جهداً ووقتاً كبيرين، نحن بحاجة إليهما.
مبدأ (Kiss) أو الاختصار والبساطة:
ويعني Keep It Short and Simple فلماذا نعقد اجتماعاً إذا كان الأمر يحل بالهاتف؟!، ولم نقوم بدراسة إذا كانت المشكلة أو المعلومات متوفرة وواضحة؟!، ولماذا ترسل إلى شخص رسالة إذا كنت تراه كل يوم؟!، إذاً كن: (Kiss).
عدم التردد:
من علامات التردد، وعدم اتخاذ القرارات، وتراكم الأوراق هنا وهناك، فنلجأ إلى التأجيل مرات عديدة بحجة عدم توفر المعلومات أو إلى عدم مناسبة الوقت، لذا اتخذ قرارك ولا تتردد، فاتخاذ القرار المزعج يبقى أفضل من التردد والمماطلة.
التأقلم مع الظروف:
من الضروري أن نتأقلم ونتكيف مع الظروف المحيطة بنا، ونساير عملية التغيير لكي نكون أكثر فاعلية، فعند ازدحام الأعمال تجنب الاتصالات الهاتفية وخلافه.
التفويض:
إنه فن تكليف الشخص المناسب في الوقت المناسب للمهمة المناسبة، وتكمن أهمية التفويض كلما ازداد منصبنا أهمية وارتقاءً، قد يتحاشى التفويض بعض المديرين ذوي النقص المركب اعتقاداً منهم أن ذلك يسلبهم السيطرة والتحكم، إلا أن ذلك سوف يساعدهم على تفريغ جهودهم وأوقاتهم في أعمال ومهام رئيسية.
النظر إلى الحياة بتفاؤل:
إن التفاؤل يزيد من فرص النجاح والإنجاز، فبدلاً من إضاعة الوقت بلوم الآخرين عند حدوث المشاكل والأزمات فكّر في كيفية حلها