الجزء الاول ـــ 12ـــ موقفاً تستدعي اتخاذ قرار جماعي
1. عندما تكون هناك حاجة إلى الإبداع .
2. عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة أعضاء المجموعة .
3. عندما يكون قبول الحل من أعضاء المجموعة ضرورياً .
4. عندما يكون فهم الحل من قبل أعضاء المجموعة ضرورياً .
5. عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها .
6. عندما يريد المدير أن يشعر مرؤوسوه بأنهم جزء من عملية الشورى أو يريد أن يبني جسور الثقة معهم .
7. عندما يتطلب الأمر اتخاذ موافق تنطوي على مخاطرة أكبر لحل المشكلة .
8. عندما يريد أعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض .
9. عندما تكون المجموعة كلها مسؤولة عن اتخاذ القرار .
10. عندما يريد قائد المجموعة أن يستمع إلى آراء مجموعيه حول صلاحية أفكاره .
11. عندما يتوفر الوقت الكافي أمام المجموعة لتقوم بمداولاتها حول الموضوع .
12. عندما يفتخر الأعضاء بكونهم ينتمون إلى المجموعة .
ــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثاني ـــ 15 ـــ مسؤوليات قائد المجموعة الخمس عشرة .
1. عليك تحضير وكتابة جدول الأعمال .
2. تأكد من أن مكان الاجتماع مهياً .
3. جهز كافة المواد المطلوب .
4. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط .
5. راجع جدول الأعمال مع المجموعة .
6. انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب التسلسل الموضوع .
7. لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول .
8. لا تترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار .
9. استمع باهتمام لكل ما يقال .
10. ارصد الرسائل غير اللفظية .
11. إذا لا حظت أن الأعضاء لا يتفاعلون مع بعضهم فاطلب منهم توضيح السبب وراء ذلك .
12. اعمل ملخصاً لكل مرحلة من مراحل الاجتماعي .
13. أحكم السيطرة على الصراعات والعداوات .
14. أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحديث بصراحة وصدق .
15. اختم الاجتماع بتلخيص ما أنجزته المجموعة ، وإيضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الفصل الثالث ـــ 7 ـــ إرشادات لتحضير جدول أعمال جيدة
1. حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماعي ومدته .
2. أبلغ المشاركين بالمهمة الإجمالية أو بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع .
3. حدد من سيحضر الاجتماع .
4. اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي .
5. حدد الوقت الذي سيتم تكرسيه المناقشة كل موضوع .
6. حدد الدراسات أو المهام المطلوب من كل عضو أن يقوم بها قبل الاجتماع .
7. وزع جدول الأعمال على الأعضاء الاجتماع بأسبوع على الأقل .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الرابع ــ 11 ــ وسيلة لجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم
عن الاجتماع قبل انعقاده
1. أرسل إليهم البريد الذي يجب أن يقرؤوه قبل الاجتماع .
2. لخص الوثائق المطولة .
3. اترك مساحات واسعة بين العناوين الرئيسية .
4. اترك مسافة مزدوجة أو مسافة ونصف بين الأسطر .
5. حدد الصفحات التي ترسل إلى أعضاء المجموعة بصفحة واحدة .
6. نوع من النماذج التي تستعملها ومن لون الورق ومن شكل الطباعة ومن توقيت إرسال الرسائل .
7. اجعل مراسلاتك تتخذ السمة الشخصية .
8. ضع إشارة أو أبرز الموضيع الأساسية التي يجب قراءتها .
9. اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماعية ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق التي بين أيديهم .
10. قم بسرعة بتلخيص الوثاق المهمة للأعضاء .
11. عليك أن تعتبر التعليقات التي يوجهها الأعضاء الذين يبدون أنهم لم يقرؤوا الوثاق على أنها (( نقطة خارج النظام )) .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الخامس ــ 9 ــ طرق لتحسين نسبة الحضور
1. اجعل الاجتماعات التي تديرها أكبر فاعلية وكفاءة .
2. ابدأ الأعضاء وأنهه في الوقت المحدد .
3. زود الأعضاء بمعلومات عن جدول الأعمال .
4. يجب أن يعقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر ملاءمة للأعضاء .
5. عليك القيام بتأمين حجرة جذابة للاجتماع وبها أجهزة سيطرة جيدة على المناخ والإضاءة .
6. قدم طعاما جيدأ وشراباً خلال فترات الراحة أو الغداء .
7. ادخر أهم ما تريد الإعلان عنه إلى الاجتماع .
8. اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسة .
9. قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء السادس ــ 8 ــ طرق لجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد
1. برمج الاجتماعات لتبدأ في أوقات ملفتة للانتباه .
2. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ولا تنتظر الغائبين أو المتأخر .
3. أغلق الباب عندما يبدأ الاجتماع .
4. ضع أهم النقاط في رأس جدول الأعمال .
5. عليك وضع المواضيع التي لها أهمية خاصة عند الذين يحضرون متأخرين في أول الجدول .
6. اطلب المساعدة من سكرتريا مدمني التأخير .
7. اطلب مساعدة أعضاء المجموعة المواظبين ( الملتزمين )ليضغطوا على نظرائهم من أجل الالتزام بالمواعيد .
8. تحدث إلى المخالفين بصفة خاصة .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء السابع ــ 9 ــ طرق لبث الروح في مناقشات المجموعة
1. اعقد الاجتماعات في الصباح .
2. قدم غداء خفيفاً إذا كان الاجتماع سيستمر لما بعد الظهر .
3. اعمل على أن تظل حرارة الحجرة مقبولة وإضاءتها كافية .
4. كن قائداً مرناً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً .
5. رتب المقاعد بحيث يكون الاتصال البصري بي الأعضاء أفضل ما يمكن .
6. اجعل عدد المقاعد مناسباً لعدد الأعضاء .
7. وجه أسئلة للأعضاء الجامدين حتى تشركهم في النقاش .
8. ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش .
9. أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات حتى تضمن مصلحة المجموعة ونجاحها .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثامن ــ 7 ــ طرق لجعل أعضاء المجموعة يقومون بالنقد البناء
1. كقائد مجموعة ، عليك أن تجعل تقديرك للأفكار والأعمال البناءة معروفاً للجميع .
2. كن نموذجاً للعمل البناء في إدراتك للاجتماعات .
3. كافئ التصرفات البناءة .
4. ضع القواعد التي تحد من السلوك الهدام وقم بمتابعة تطبقها .
5. كن منصفاً عند مواجهتك للصراعات .
6. احرص على أن يكون الاحترام متبادلاً بن الأعضاء .
7. عند الانهماك في حل مشكلة ما شجع أعضاء المجموعة أن يبنوا آراءهم على الآراء التي توصل إليها الآخرون .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء التاسع ــ 7 ــ وسائل لجعل الأعضاء يقومون بالمتابعة بعد انفضاض الاجتماع
1. أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي تم الاتفاق على تنفيذها .
2. اجعل الشعار السائد في مجموعتك : (( قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع )) .
3. سجل الوعود التي تقدم في محضر الاجتماع .
4. أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير لالأعمال المطلوب إنجازها .
5. إذا وجدت أن النتائج لم تظهر بعد ، اتصل بالأعضاء لترى إذا ما كانوا يحتاجون لمساعدتك .
6. ضمن جدول الأعمال تقريراً عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي تم الاتفاق عليها في الاجتماع السابق .
7. استشر مساعدي الأعضاء الذين تخلفوا عن أداء الأعمال المطلوبة منهم .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء العاشر ــ 15 ــ طريقة لزيادة أهميتك في الاجتماع
1. كن متواجداً في مكان الاجتماع في الوقت المحدد .
2. اجلس بحيث تكون قبالة قائد المجموعة .
3. كن مستعداً للاجتماع .
4. شارك في أحداث الاجتماع .
5. لا تحتكر النقاش .
6. أحس الإصغاء لتفهم ما يقال .
7. تكلم بحيث يفهمك الجنيع .
8. التزم بجدول الأعمال .
9. ابن أفكارك على أفكار الآخرين .
10. كن متفائلاً حيال المجموعة .
11. واجه المجموعة واستشر روح التحدي لديهم .
12. قم بنقد الآراء وليس الأشخاص .
13. لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة .
14. لتتسلم قيادة المجموعة عند الضرورة .
15. أنجز الأعمال المطلوب منك متابعتها .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الحادي العاشر ــ 10 ــ أسئلة عن اجتماعات الموظفين
1. هل يقوم الأعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟
2. هل يتم فحص الآراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟
3. هل استغل وقت الاجتماع بشكل جيد ؟
4. هل تم حل الاختلافات في وجهات النظر بصورة بناءاة ؟
5. هل يصغي الأعضاء لبعضهم بعضاً ويبنون آراءهم على آراء الآخرين ؟
6. هل يسود جو الثقة في الاجتماعات ؟
7. هل يشارك كل عضو بالحدث في كافة المواضبع المهمة المطروحة للنقاش ؟
8. هل يغادرون الاجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ؟
9. هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد الاجتماع ؟
10. هل توافق على الطريقة التي تداربها الاجتماعات ؟
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثاني العاشر ــ 13 ــ سؤالاً عن أعضاء الاجتماع
1. في اجتماعات العمل هل يتجاهل الأعضاء مساهمات الآخرين ؟
2. خلال جلسات العمل هل يقوم الأعضاء بطرح أفكارهم الشخصية دون البناء على أفكار الآخرين ؟
3. هل تتسرب المناقشات ذات الطابع السري لغير الأعضاء ؟
4. هل هناك شبكات اتصال شخصي بين أعضاء المجموعة وإدارة الشركة ؟
5. هل ينتقد الأعضاء بعضهم بعضاً من وراء ( الكواليس ) ؟
6. هل ينتقد الأعضاء بعضهم بعض أمام وسائل الإعلام أو في القاءات العامة ؟
7. هل يؤدي النقد المباشر إلى الهجوم الشخصي ، أو اتخاذ موقف المدافع ، أو التنابذ أو الجدال ؟
8. هل الأعضاء مختلفون حول فهمهم لدور المجموعة وكيفية استغلال الوقت ؟
9. هل يعتبر الأعضاء أنفسهم يمثلون جهات مختلفة بدلاً من اعتبار أنفسهم أجزاء من فريق ؟
10. هل لدى الأعضاء أهداف متناقضية لدور الشركة ؟
11. هل الأعضاء مختلفون حول الطريقة التي يجب أن تدار بها الاجتمعات ؟
12. هل يقوم الأعضاء بمقاطعة الاجتماعات ليعبروا عن استيائهم من مجريات الأمور ؟
13. هل الاختلافات بين الأعضاء واسعة جداً فيما يتعلق بفاعلية إدارة الشركة ؟