كيف تكتب بطريقة مؤثرة ؟
إنك عندما تكتب فإنك تقول ثلاثة أشياء: شيئاً عن
فحوى رسالتك ، وشيئاً عن الذي تكتب إليه ، وشيئاً عن نفسك
فعندما تكتب بوضوح فإنك تظهر بذلك تفهمك لعقلية الشخص
الذي تكتب إليه وأنك قد فكرت ملياً في الغرض الذي من أجله
كتبت رسالتك وعبرت عنه بشكل جيد ، وأنك قدمت صورة إيجابية
عن نفسك .
عندما تكتب بوضوح وتحقق هذه الأهداف الثلاثة فسوف
تستمع ـ إضافة إلى ذلك ـ بمردود آخر هو أنك قد حققت المطلوب
منك . وهذا صحيح . ذلك أن كتابتك الواضحة لمراسلاتك سوف توفر
عليك الوقت ، وتبعدك عن الشعور بالإحباط والانزعاج لذا عليك أن
تدرس هذه القوائم وتعمل على تحقيق الحد الأدنى المطلوب منك .
الجزء الأول ــ10ــ خطوات للتغلب على الانغلاق الذي قد يصيبك عندما تكتب
• دون أي فكرة تطرأ على ذهنك في أي وقت تخطر لك .
• فكر في موضوعك بصوت مرتفع .
• أكتب أفكاراً موجزة عن موضوعك .
• أكتب كأنك ترسل برقية للقارئ
• جرب كأنك تجري مكالمة هاتفية مدتها ثلاث دقائق .
• استعمل الأسلوب الصحفي في طرح الأسئلة .
• اعمل خارطة من الأفكار الرئيسية ـ التي تريد تغطيتها ـ والتي تأتيك بشكل مفاجئ .
• اكتب المقدمة بعد أن تكون قد كتب بقية الموضوع .
• اكتب خاتمة حديثك أولاً .
• لا تحاول أن تكتب أحسن ما لديك من المرة الأولى .
الجزء الثاني ــ9ــ طرق لتحسين أسلوبك في المراسلة .
• أسال نفسك : (( هل لو كنت أتحدث سأقول ذات الكلام الذي كتبته ؟ )) .
• كن مقتصداً في كتابتك .
• لا تلجأ إلى استعمال جمل طويلة ومعقدة بوصل جميلة بعد الأخرى باستعمالك حرف العطف (( الواو )) .
• استعمل كلمات وعبارات قوية لخلق صور ذهنية موحية لدى القارئ .
• اكتب بصيغة أنت وليس بصيغة أنا .
• انتبه للاستعمال الصحيح لألقاب ومراكز الذين تخاطبهم .
• استعمل لغة مفعمة بالود .
• تجنب استعمال التعبير المستهلكة .
• استعمل أمثلة محددة تساعد على جعل طرحك أكثر قوة
الجزء الثالث ــ7ــ نصائح لإقناع
• عندما تقوم بشرح شيء جديد أو غير مألوف بالنسبة للقارئ قارنه بشيء مألوف لديه .
• قم بتقديم الأدلة التي تدعم التعميمات أو النتائج التي تتوصل إليها .
• استعمل كلمات وعبارات واضحة الدلالة .
• اكتب للقارئ وليس لنفسك .
• ليكن ما تكتبه سهل القراءة .
• استخدم الرسوم ، والمخططات التوضيحية ما أمكن .
• لخص النقاط الرئيسية وأعد ذكر أهدافك في ختام المذكرات أو التقارير أ, الرسائل التي تزيد عن صفحة .
الجزء الرابع ــ11ــ طريقة الكتابة رسائل مقنعة
• خطط قبل تكتب .
• وجه الخطاب مباشرة إلى القارئ .
• استخدم الجمل الإيجابية .
• استعمل الكلمات ذات الدلالات الواضحة القوية .
• احذف الكلمات غير الضرورية .
• دع فقرتك الافتتاحية تسترعي انتباه القارئ .
• اسرد الأخبار الجيدة في مقدمة الرسالة .
• دع الأخبار السيئة لنهاية الرسالة .
• اقنع قارئك بالأدلة والبراهين .
• اختتم رسالتك بالأعمال التي تريد أن تنجز .
• وقع اسمك بالحبر الأزرق