نظرياً كل شيء تفعله له اهمية كبرى لديك هو مهم من حيث تحركك النشط نحو اهدافك المهنية او الشخصية, وفي الاشياء التي تريد ان تحققها, لا احد يستطيع ان يتخذ قراراً بهذا الشأن الا انت. عليك ان تقرر ما هو المهم لك ولأجلك.
كون في ذهنك رؤية للصورة الكبيرة للمكان الذي تريده لنفسك
سوف تتعرف في السطور التالية على طريقة "اجراء تدقيق حسابي لاسس ادارة الوقت" الكعكة للتوزع الحالي للوقت.
كما تتعرف ايضاً على كيفية وضع الرسم البياني الكعكة للتوزع الهدف للوقت.
تتمثل المرحلة الاولى لتعزيز فاعلية الوقت باجراء تقييم للطريقة التي بها تنفق وقتك حالياً.
ورغم ان اجراء تدقيق حسابي للوقت قد يبدو عملاً مرهقاً, الا انه عملياً الخطوة الاولى المهمة في سبيل تعزيز هذه الفاعلية, ولكي تنفق الوقت على نحو فاعل ومؤثر يجب ان تكون لديك صورة دقيقة جداً للطريقة التي تقضي بها وقتك حالياً.
فهذه المعلومات المتعلقة بالاشياء التي تفعلها تساعدك في رسم صورة تبين لك اين تريد ان تكون.
وان ذاك تستطيع ان تحدد الصلة بين ما انت فاعل الان وبين ما تريد ان تفعله وما يجب عليك ان تفعله.
وحين تنظر الى طريقتك في انفاق الوقت الان تتضح امامك الاهداف التي ترمي اليها.
جزئ عملك الى فئات ذات صلة بالاهداف
فيما يلي بعض فئات العمل التي يقضي فيها معظم المدراء اوقاتهم. ربما تجد شيئاً من الاختلاف بين هذه الفئات وما لديك, لكن العملية العامة للتعرف على هذه الفئات تبقى واحدة:
النمو والتحسين: في هذه الفئة يكون التركيز على الفرص وليس الازمات, وهي في اغلب الاحوال الفئة التي تكون فيها القيمة المضافة التي تجلبها الى شركتك او وحدة عملك في اعلى مراتبها. وبنظر مدير المنتجات هي الوقت الذي ينفق في الابتكار, وبنظر مدير العمليات هي الوقت الذي ينفق في تحسين ورفع سوية العمل, وبنظر المدير التنفيذي هي الوقت الذي ينفق في دراسة ووضع الاستراتيجية.
ادارة الافراد: ربما تجد في نفسك الرغبة في تجزئة هذه الفئة الى ثلاثة اهداف صغرى, هي: 1) ادارة نحو الاعلى , 2) ادارة باتجاهات جانبية, 3) وادارة نحوى الادنى. ان تدريب المرؤوسين المباشرين وتعليمهم يمكنك من استخدامك لوقت على نحو افضل, ولكن يتعين عليك ايضاً ان تنمي علاقاتك باتجاه الاعلى وباتجاه الاعلى وباتجاهات جانبية لكي تكن ناجحاً في عملك. فالقادة الفاعلون يدركون جيداً ان الوقت الذي ينفقونه في تنمية علاقاتهم باتجاه الاعلى والجوانب هو وقت ذو فاعلية معززة جداً يساعدك في التحرك نحو اهدافك.
مسؤوليات غير ادارية: لدى معظم المدراء مسؤوليات يومية تتعدى افاق ادارة الافراد. وهذا يعني بنظر مدير المشروع تتبع تنفيذ البرامج والميزانيات والتعامل مع الموردين.
اما المهندس المعماري فهو يرى في ذلك تصميم مبنى معين, وفي نظر مهندس تطوير البرمجيات قد تعني كتابة نظام شيفرة او التحقق من انظمة الشيفرة لدى الاخرين. ولكن مهما يكن عملك فهذه هي الانشطة اليومية المستمرة التي يمكن تعريفها بأنها "الاعمال كما هي العادة".