اخواني الكرام قبل الدخول في الموضوع نحب ان نستعرض التصويت الذي قام به ادارة موقع ينابيع تربوية و كان على النحو التالي :
للتخطيط اهمية كبيرة على مستوى المؤسسة أو الفرد ، فهل لديك خطة شخصية شاملة ؟
نعم نسبة الأصوات 39%
لا نسبة الأصوات 10%
جزئيا نسبة الأصوات 23%
نعم و لكن ليست مكتوبة نسبة الأصوات 29%
فكما هو ملاحظ ضعف هذه المهارة و خاصة لدى الدعاه و على عكس الشركات او الدول الاخرى التي تهتم بعملية التخطيط بشكل أكبر .
تعريف التخطيط :
عملية اتخاذ قرارات لتحديد اتجاه المستقبل
أهمية التخطيط :
1. للقضى على العبث و صياع المال و الوقت .
2. للقضى على الارتجالية و العشوائية .
3. لتحقيق الاهداف .
4. في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من فماجآت وتقلبات حيث أن الأهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية أي أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وقد تقصر ،
اذن التخطيط مهم :
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل المؤسسة حول الاهداف والانجازات التي تسعى الى تحقيقها
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل المؤسسة حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الانجازات
• التخطيط يساعد على تحديد الاولويات
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد افضل الطرق لاستخدامها
• التخطيط يبقي المؤسسة واعضائها في الاطار الصحيح
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للاهداف والادوار ولؤشرات قياس الاداء
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم اداء المؤسسة
• الخطة اداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية
انواع التخطيط
هناك عدة انواع من الخطط التي تحتاج المؤسسة من فترة الى اخرى ان تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن اهم هذه الخطط:
• الخطة الاستراتيجية: وهي الخطة التي تعدها المؤسسة لتوضع الصورة الكلية وإطار العمل الخاص بها. فالخطة الاستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها المؤسسة، نقاط قوة وضعف المؤسسة، الاهداف الاستراتيجية التي تسعى الى تحقيقها، اي انها توضح ماذا تسعى المؤسسة الى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من المؤسسة حديثاً ان تضع لنفسها خطة استراتيجية، اما المؤسسة التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها ان تقوم بمراجعتها وتعديلها اذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الاستراتيجية قد تقوم المؤسسة بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا ان نتائجها لا تنصب ولا تحقق رؤيتها او رسالتها.
• خطة العمل: وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية: ما المهام المطلوبة؟ كيف سيتم انجاز هذه المهام؟ من المسؤول عنها؟ ما هي المدة الزمنية لانجازها؟ ما هي الموارد المطلوبة لانجازها؟
وتأتي هذه الخطط لترجمة الاهداف الاستراتيجية الموجودة في الخطة الاستراتيجية الى انشطة، ويعتبر اعدادها اسهل من اعداد الخطة الاستراتيجية.
• الخطة التنفيذية: وهي الخطط التي تعدها المؤسسة لتنفيذ بعض الاعمال والنشاطات الخاصة بتطوير المؤسسة، ومن اهم امثلتها: خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم المؤسسة وغيرها.
خطة المشروع: وهي الخطة التي تضعها في مرحلة اعداد مشروع او برانامج او خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، او بمعنى اخر الاحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، اهدافه، اجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، التنائج المتوقعة... الخ.
صياغة الاهداف
الأهداف هي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل، وإذا كان المطلوب هو تحقيق هذه النتائج في المستقبل البعيد، فإنها تسمى غايات، وأهدافًا استراتيجية، أما إذا كان تحقيقها في الأجل القصير فإنها تسمى أهدافاً تكتيكية.
[1] درجة الوضوح:ـ
• ووضوح الهدف يحقق مجموعة من المزايا:ـ
• ـ المساعدة على توحيد جهود الجماعة لتنفيذ الأهداف.
• ـ مساعدة إدارة المنظمة في القيام بوظائفها الأخرى.
• ـ المساعدة على تنسيق العمل بين الأفراد والأقسام بشكل واضح ومحدد.
[2] القناعة بالهدف:ـ
• كلما زادت قناعة العاملين بالهدف كلما كانت درجة حماس العاملين نحو تحقيق عالية.
[3] الواقعية في الهدف:ـ
• والواقعية في الهدف تقوم على الأسس التالية:ـ
• ـ أن يكون الهدف الممكن الوصول إليه وليس شيئًا مستحيلاً.
• ـ أن تتوافر الإمكانات المادية والبشرية بدرجة تساعد على تحقيق الهدف.
• ـ أن يكون الهدف معبرًا عن حاجات العمل وموجهاً إلى تحقيقها كما هو الحال بالنسبة لرغبات وحاجات العاملين، ويعمل على إشباعها.
[4] التناسق والانسجام:ـ
• يجب أن تكون الأهداف الموضوع متناسقة مع بعضها البعض بحيث يسهل تنفيذها.
[5] مشروعية الهدف:ـ
• يقصد به مدى ملاءمته للقيم والمثل والتقاليد المرعية في المجتمع، وكذلك مراعاته للأنظمة واللوائح والسياسات الحكومية المعمول بها.
[6] القابلية للقياس:ـ
إن وجود مقاييس للأهداف يتيح للإدارة التأكد من مدى تحقيق أهدافها، وهل يتم التنفيذ وفقا لما هو مخطط له أم أن هناك انحرافات في الأداء.
وقد تخضع الأهداف للمقاييس التالية:ـ
[أ] مقياس زمني: أي تحديد فترة زمنية محددة لإنهاء العمل المطلوب.
[ب] مقياس كمي: أي تحديد الكمية التي يراد تنفيذها خلال فترة معينة.
[ج] مقياس نوعي: وهو تحديد النوعية التي يجب أن يظهر عليها الأداء خلال فترة التنفيذ.
• مراحل التخطيط :
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الاستراتيجي او الخطط التنفيذية او خطط المشاريع.
التوقع بما سيحدث في المستقبل
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الاستراتيجي او الخطط التنفيذية او خطط المشاريع.
• تحديد واقع المؤسسة
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع المؤسسة الداخلي والخارجي.
ومن اكثر الوسائل التي تساعد المؤسسة في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي اداة SWOT ، فهي اداة تساعد المؤسسة على التعرف نقاط القوة والضعف داخل المؤسسة، وهي تمثل الواقع الداخلي، وايضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه المؤسسة في بيئة عملها الخارجية، اي تحدد الواقع الخارجي.
ويعتمد نجاح تحديد واقع المؤسسة على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب ان تقوم المؤسسة على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وان تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات او توقعات. اما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع الى وثائق المؤسسة والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي اجرتها المؤسسة لأدائها او لبرامجها وانشطتها وخدماتها. ومن اهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي ان تعمل المؤسسة على سؤال كافة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع المؤسسة، فلا بد ان يشارك اعضاء الهيئة الادارية، الاعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع المؤسسة، فكلما نوعت المؤسسة من مصادر معلوماتها كلما وصلت الى نتائج افضل واقرب الى الواقع.
اذن تكمن اهمية مرحلة تحديد واقع المؤسسة في انها تجيب على التساؤلات التالية: "اين نحن الآن ؟" "ما الذي انجزناه ؟" "ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" "ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟" "ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟" "ما هي قدراتنا الحالية ؟" "ما هي الجوانب التي نحتاج الى تطويرها في قدراتنا ؟"
• مرحلة الاطار الاستراتيجي
وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الاطار الاستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع المؤسسة مع اطرها الاستراتيجية.
وتتكون الاطر الاستراتيجية للجمعية من خطتها الاستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، واهدافها. وتساعد هذه المرحلة المؤسسة في التعرف على مدى استجابتها لاطرها الاستراتيجية وتحديد الامور التي بحاجة الى جهد واهتمام وتركيز للوصول الى تحقيق كامل الاطر الاستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف المؤسسة على التعديلات اللازم ادخالها على اطرها الاستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج او النشاطات قد يقتضي اجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الاستراتيجية.
وتجدر الاشارة الى ان هذه المرحلة بتقى اختيارية للجمعيات الحديثة او تلك التي في طور الانشاء، إلا انها اجبارية للجمعيات التي مر على انشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.
• التطوير والنظر الى المستقبل
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و(2)، فتقوم المؤسسة هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج ان تنجزها للوصول الى الحالة الافضل، وهو ما يسمى Futuring .
تساعد هذه المرحلة المؤسسة على الاجابة عن تساؤل "اين نريد ان نصل ؟" "وكيف نرى اداء المؤسسة وانجازاتها في العام القادم/الاعوام القادمة ؟". ففي هذه المرحلة تتحرر المؤسسة من التفكير في الوضع الراهن للوصول على افكار وخطوات ابداعية للمستقبل.
ومن المفضل ان تعمل المؤسسة بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" " Gap Analysis " وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع المؤسسة الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل المؤسسة على نتائجج كمية (نحتاج الى عدد اكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج الى ميزانية اكبر، نحتاج الى معلومات اكثر...)، كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج الى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)، ورغم ان هذا التحليل اختياري إلا انه من المفضل اجراؤه، فهو يساعد المؤسسة في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الاعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع المؤسسة.
• ترتيب الاولويات
بعد الانتهاء من المرحلة الثالثة ستكون المؤسسة قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين ادائها، وتكمن اهمية هذه المرحلة في انها تمكن المؤسسة من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالاساس على ترتيب اولويات هذه النشاطات من الاهم فالمهم فالاقل اهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الاولوية خاضع لتوجهات المؤسسة ورغبتها، الا انه يمكن القول بان النشاطات التي تنصب في تطوير اداء المؤسسة وتحسينه تقع في المرتبة الاولى من الاولويات.
• كتابة الخطة، وتداولها، والالتزام بها
وهي المرحلة التي تبدأ فيها المؤسسة بتوثيق اعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الاستراتيجية" او "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها المؤسسة في عملية التخطيط هباءاً إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما ان تمضي اشهر قليلة الآ ونجد انها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك الى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكافة الاطراف المعنيين ويلتزمون به.
تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:
• الملخص التنفيذي: وهو فقرة يتم خلالها ايجاد الخطة
• اجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصاردها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... الخ.
• الاطر الاستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الاهداف، القيم
• النشاطات: يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول اليها
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة
• الموازنة التقديرية والمدة
وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الادارية، تعتقد بعض المؤسسات انها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب ان تقوم المؤسسة بالاعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد ان تجتهد المؤسسة في ايصال خطتها الى كل شغل قد يساهم في انجازها، وان تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.
• تنفيذ الخطة
وهي من اكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" ان لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد ان تقوم المؤسسة بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه الى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في اطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في انها تحدد جهد القائمين على اعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الاجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً ان يكون للخطة العامة اكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة الى تطبيق الخطة العامة.
تسعى المؤسسة في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.
وتضع المؤسسة في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء المؤسسة.
وتقوم المؤسسة على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في المؤسسة، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد المؤسسة على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
نصائح وتوجيهات
• ناقش مع المؤسسة ضرورة وضع خطة استراتيجية لها
• تعرف الى استراتيجيات المؤسسة وضع لها خطط تنفيذية لتطبيقها
• شجع مشاركة الاعضاء والعاملين والمتطوعين والفئات المستهدفة في وضع الخطط التنفيذية
• تأكد من وضع خطط عمل تترجم نشاطات واجراءات الخطط التنفيذية
• تأكد من اطلاع كافة المعنيين على الخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية وخطط العمل والتزامهم بها
• قم بمراجعة خطط المؤسسة وادخل عليها التعديلات والتطويرات اللازمة