كيف تقود إجتماعك؟

(ما أشد الفارق بين قدرات متعثرة مبهمة وأداء ثابت لا ريب فيه!)
Thomas Carlyle
تذكر أن قيادة الإجتماعات ليست علم الصواريخ واتباعك للإرشادات والقواعد البسيطة التالية يجنبك مشكلات تحدث كثيرا وتجعل الإجتماعات مضيعة للوقت وربما تتحول إلى كوابيس .
افتتح الإجتماع بما لديك من سلطة
حين تضطلع بالمسؤولية فور بدء الإجتماع تسير الأمور بالسلاسة التي تنبغي وإذ ذاك فإن الغرض المبدئي للأجتماع والمسائل المطروحة والإجراءات الموضحة جيدا ترسم الإيقاع الصحيح لاجتماع ناجح.
افتتح الإجتماع في الموعد المحدد , ليكن بدء الإجتماع في موعده المحدد حتى لو تأخر بعض المشاركين في القدوم.
وعندما يكتشفون لدى قدومهم المتأخر أن بعض النقاط المهمة قد فاتتهم سوف يحرصون على عدم التأخر في المرات التالية , لا تعد إلى الوراء وتذكر ما فاتهم من نقاط , إن فعلت فإنما انت تكافئ المتأخرين.
قدم للمسائل التي سوف تناقش , إبدأ الأجتماع بنقاش مختصر لتتأكد بأن الجماعة كلها على علم بجدول الأعمال والأهداف والنتائج المرجوة – ثم ادخل أية تعديلات تراها ضرورية.
ضع القواعد الأساسية او استعرضها , ويقصد بذلك السلوكيات والمبادئ التي يتفق عليها أفراد الجماعة بغية ضمان اجتماع بناء, وفيما يلي بعض هذه القواعد الأساسية :
- التزم بافتتاح الأجتماع بالوقت المحدد وكذلك بإنهائه في الوقت المحدد.
- ليكن ثمة إتفاق حول من يمكن أن يسهم في جدول الأعمال .
- ليكن ثمة فهم جيد حول طريقة اتخاذ القرارات .
- ضع حدودا زمنية لحل كل مشكلة أو لاتخاذ قرار ما, وخذ موافقة الجماعة قبل تجاوز الزمن المحدد لأي موضوع بعينه.
- وضح التقييدات الموجودة إزاء أية قضية , مثال ذلك قرارات الإدارة العليا أو التقييدات المتعلقة بسياسة الشركة أو الميزانية والتي قد تشكل سقفا للخيارات أمام الجماعة.
- حدد صانع القرار النهائي لكل بند من بنود جدول الأعمال .
- أطلب مشاركة الجميع واستحثهم على الإنفتاح أمام الأفكار الجديدة.
- ليكن ثمة اتفاق حول استماع كل عضو للآخر , وضع حدودا للمقاطعات الكلامية.
ولعلك تفكر بقواعد أساسبية أخرى , ولكن أن استطعت تغطية القواعد التي ذكرناها على الأقل فلا بأس في ذلك .
معلومة مهمة :
إذا كان المشاركون لا يعرفون بعضهم قم أنت بتعريفهم وتقديمهم إلى بعضهم , وينبغي أن يتضمن هذا التعريف ذكر الأسم والدائرة التي ينتمي إليها ودوره في الأجتماع , وما إلى ذلك